Що потрібна вміти програма роздрібної торгівлі та складу

Зараз на ринку багато пропозицій гарненьких і простих програм для обліку товарів та роздрібної торгівлі. Дуже складно зорієнтуватись, коли обираєш. Базовий набір операцій, таких, як прихід товару, продаж, переоблік, списання вам забезпечить практично будь яке програмне забезпечення для торгівлі. Такі програми також часто називають "обліковими системами".

Іронія долі полягає в тому, що розуміння, наскільки вибір був вдалим, приходить лише з часом. Наприклад, система не вміє працювати з виробництвом, а ви в магазині хочете запустити кулінарний відділ. Поміняти систему? Знайшли систему, яка нормально обраховує техкарти та виробничі акти, але там не реалізована переоцінка окремо по кожній торговій точці. Задача про вовка, козу та капусту заграла новими фарбами. Та ще й перехід на іншу систему на "живому" магазині - це просто стрибок у невідомість. Треба навчити персонал, а вони вже звикли до старої системи, "перегнати" дані зі старої програми - така собі задача.

Чи є можливість одразу обрати якісну облікову систему на довгі роки?

Для цього треба вміти передбачати майбутнє. Я не вмію, і ніхто не вміє. Бо треба знати не лише поточний стан програми, на яку впало око, а ще й перспективи цієї системи. Як вона буде розвиватись у майбутньому, які можливості з'являться з часом, як довго проіснує компанія, що її розробляє. Дуже багато невизначеностей.
Але задіяти певну методику оцінки, і надійно звузити коло вибору серед подібних програм - цілком реально.

Перелік можливостей програми для роздрібної торгівлі

Давайте перелічимо базовий набір операцій, які повинна забезпечити подібна система

Цей перелік ви можете використати як контрольний список, коли будете телефонувати на техпідтримку компаній, і робити опитування про можливості їх систем.

Товарні операції

1. Прихід товару від постачальника. Відображається у вигляді документа "прибуткова накладна".
2. Передача або внутрішнє переміщення товару. Відображається у вигляді документа "накладна на передачу". Служить для відображення внутрішнього руху товару між вашими магазинами чи складами.
3. Видача товару покупцю. Відображається у вигляді документа "видаткова накладна".
4. Переоцінка товару. Відображається у вигляді акта переоцінки. Деякі системи такого документа не мають, і ціна в таких програмах встановлюється просто в картці товару. Для якісного обліку будь-яка зміна роздрібної ціни повинна фіксуватись документально. Щоб завжди було видно, хто, коли, з якої ціни та на яку ціну, яку кількість переоцінював.
5. Переоблік залишків. Документ що фіксує результати переобліку. Коли ми облікову кількість приводимо до фактичної, і бачимо різницю між обліком та фактом. У вигляді нестачі чи надлишку.
6. Списання товару. Зіпсовані чи прострочені товари повинні бути списані.
   Треба розрізняти процедуру списання, коли у вас потекло морозиво, і ви повідомляєте про це обліковій системі у вигляді документа, від процедури переобліку, коли ви згодом, під час переобліку, виявляєте розходження в кількостях товару між очікуванням та фактом. Переоблік виявляє інші причини - пересорти, крадіжки та подібне. Те, про що не було відомо з моменту попереднього переобліку.
7. Замовлення постачальнику. Документ, що відправляється постачальнику як декларація вашої потреби в певних товарах. На підставі цього замовлення постачальник надає вам товар в потрібній кількості.
8. Повернення від покупця. Так, покупці іноді повертають товари. Це окрема операція, і вона повинна бути зафіксована. Обов'язково запитайте у компанії-розробника, чи забезпечується прив'язка повернення до видаткової накладної.
9. Виробництво. Відображається у вигляді "виробничого акту", де фіксується місце та дата виготовлення певного переліка виробів в певній кількості. Необхідна наявність "техкарт", або "технологічних карт", або "рецептурних карт". Різні назви означають те саме - які інгредієнти та в якій кількості використовують для виготовлення одиниці продукції.

Фінансові операції

1. Прихід коштів від платника. Відображається у вигляді документа "прибуткового касового ордера". В основному фіксує оплати за проданий товар.
2. Виплата коштів отримувачу. Відображається у вигляді "видаткового касового ордера". Фіксує оплати постачальниками за отриманий товар, виплати зарплатні співробітникм, поточні оплати оперативної діяльності (оренда, електрика, паливо та ін.)
3. Внутрішнє переміщення коштів між підрозділами. Відображається у вигляді документа "касовий ордер на переміщення коштів". В основному фіксує інкасації (здача виручки на банківський рахунок).

Це такий простий базовий набір. А по мірі розвитку вашого бізнесу складність системи зростає у прогресії.

Нові виклики та задачі

Керування великими обсягами даних

Якщо у вас багато торгових точок, і на різних точках на той самий товар може бути власна ціна, потрібен додатковий інструмент керування ціноутворенням. Де зручно відстежувати, порівнювати та керувати цінами на різних точках. Це вкрай важливо, це прибуток.

Якщо у вас магазини мають різний напрямок, треба вміти керувати асортиментом, щоб ваш співробітник не "загнав" випадково морозиво на точку, де продають автозапчастини.

О вісімнадцятій ваш офіс завершує робочий день, а магазини торгують до 22:00. А зранку (з 8:00) товар повинен продаватись по новій ціні. Переоцінка повинна відбутись вночі. Для цього потрібен інструмент призначених завдань, які будуть виконуватись за розкладом без втручання оператора.

І це лише декілька прикладів

Розвиток бізнесу -> Розвиток облікової системи

Жодна програма для торгівлі не дасть вам одразу з коробки все, що вам потрібно. Ви постійно будете стикатись з потребами в новому інструментарії. Конкуренція в бізнесі висока, щоб вижити - треба бути ефективним. Тому розвиток програмного забезпечення для вашого бізнесу повинен встигати за вашими потребами. Дуже важливою є готовність компанії-розробника відгукуватись на ваші потреби і розвивати продукт.

Програма для каси

Постає ще одне цікаве питання. А яке програмне забезпечення встановлюється на касах, де працюють швидко навчені касири? Те саме, що і в офісі? Але там інший функціонал і така програма для касира вимагає іншого підходу в проектуванні - це інший інтерфейс, це висока надійність, навіть якщо зникає інтернет, і немає доступу до центральної бази з товарами та цінами. Каса все одно повинна працювати. А коли зв'язок з'явиться, каса автоматично передасть чеки на центральний сервер.

Банківський термінал

Автоматична взаємодія з банківським картковим терміналом є вкрай необхідною. Звертали увагу, що деякі продавці після проведення чека на касі, потім вручну вводять суму і проводять оплату по терміналу окремо? Це дуже небезпечно. Бо це помилки. А помилки оператора там де гроші - це небезпечно "в квадраті". Питайте в компанії-розробника, чи реалізоване підключення касової програми до банківського терміналу. Це нагальна вимога.

Реєстратор розрахункових операцій (РРО)

Відходять в минуле апаратні РРО, їм на зміну приходять програмні (ПРРО) - Checkbox, Cashalot та інші. Добре, коли каса може забезпечити взаємодію з різними ПРРО

Повна журналізація дій касира

Касир - матераільно відповідальна особа. Касова програма повинна вести повну журналізацію дій касира. Це і запобігання зловживань і з'ясування спірних з покупцем ситуацій. Це необхідність.