Автоматичне списання природних втрат у Trade Control Utility

Trade Control Utility дозволяє автоматично розраховувати та списувати природні втрати товарів. Це корисно для товарів, які під час зберігання або реалізації поступово втрачають вагу. Найпростіший приклад — охолоджене м'ясо курки, яке не заморожується, а зберігається у вітрині чи холодильнику і з часом втрачає частину рідини.

У розмовній мові продавці часто називають це «стоки». В обліку краще використовувати більш точну назву — природні втрати, або, залежно від ситуації, усушка, технологічні втрати під час зберігання чи реалізації.

Проблема виглядає простою: товар фізично був, але його вага зменшилась. Проте для обліку це вже не дрібниця. Якщо нічого не робити, фактичний залишок на торговій точці буде відрізнятись від облікового. Потім під час ревізії ми побачимо нестачу, хоча частина цієї нестачі є не помилкою продавця і не крадіжкою, а нормальним природним процесом.

Тому в Trade Control Utility природні втрати можна не лише списати вручну, а й розрахувати автоматично. Більше того, списання можна запускати через призначене завдання: система сама створить пакет документів, у пакеті сформує акти списання по торгових точках, розрахує рядки документів і проведе їх.

[Місце для скріншоту: загальна схема або заставка статті — охолоджений товар, розрахунок природних втрат, акт списання, призначене завдання]

Зміст

1. Що таке природні втрати
2. Навіщо автоматизувати списання
3. Налаштування товару
4. Розрахунок природних втрат в акті списання
5. Як система розраховує кількість до списання
6. Автоматичне списання через призначене завдання
7. Що створюється після виконання завдання
8. Практичні зауваження
9. Висновки

Що таке природні втрати

Не всі товарні втрати є наслідком помилки, псування, пересортиці чи крадіжки. Є товари, які втрачають частину ваги природним шляхом. Для продуктового магазину або м'ясної торгової точки це цілком звична ситуація.

Наприклад, на торгову точку надійшло 100 кг охолодженого курячого м'яса. Частина товару була продана, частина залишилась у холодильнику. Через певний час фактична вага залишку буде меншою, ніж математичний залишок за документами. Це не означає, що товар «зник». Він частково втратив рідину.

Якщо такі втрати не фіксувати окремо, вони будуть накопичуватись і проявлятись під час ревізії як нестача. З погляду управління магазином це незручно, бо в одному рядку змішуються різні причини: природна втрата ваги, помилки обліку, неправильне фасування, пересортиця, реальна нестача.

Правильніше відокремити нормовані природні втрати від інших причин. Саме для цього і призначений механізм автоматичного розрахунку природних втрат.

Навіщо автоматизувати списання

Можна, звичайно, робити списання вручну. Оператор створить акт списання, додасть товар, впише кількість, проведе документ. Якщо товарів небагато і точка одна, цього може бути достатньо.

Але в реальній мережі все швидко ускладнюється:

1. товарів, для яких є природні втрати, може бути багато;
2. торгових точок може бути десятки;
3. списання потрібно робити регулярно;
4. розрахунок повинен виконуватись однаково для всіх точок;
5. потрібно бачити, з якого моменту рахувались втрати і який відсоток був застосований.

Саме тут ручна робота стає слабким місцем. Людина може забути створити документ, може помилитись у кількості або застосувати не той відсоток. Автоматичний розрахунок зменшує кількість ручних дій і робить процес однаковим для всієї мережі.

Налаштування товару

Перший крок — налаштувати сам товар. У картці товару є параметри, які визначають, чи потрібно для нього розраховувати природні втрати і як саме це робити.

Для товару вказується відсоток природних втрат. Наприклад, якщо для певного виду охолодженого м'яса прийнято списувати 1,5% від обсягу продажів, у картці товару потрібно встановити відповідний відсоток.

Також задається метод обчислення втрат. У Trade Control Utility передбачено два варіанти:

1. За обсягом продажів — природні втрати розраховуються від кількості товару, проданої з моменту попереднього списання або попередньої фіксації залишку.
2. За обсягом виробництва — природні втрати розраховуються від кількості товару, яка була вироблена з моменту попереднього списання або попередньої фіксації залишку.

Для звичайної роздрібної реалізації охолодженого товару найчастіше використовується метод «за обсягом продажів». Метод «за обсягом виробництва» корисний там, де товар проходить через виробничий процес: наприклад, напівфабрикати, кулінарія, м'ясна переробка або інші операції власного виробництва.

Важливий момент: відсоток природних втрат зберігається в рядку акта списання на момент розрахунку. Тобто якщо пізніше в картці товару змінити відсоток, старий проведений акт не «перераховується заднім числом». Він зберігає той відсоток, який був застосований під час створення документа.

Розрахунок природних втрат в акті списання

Ручний сценарій починається зі створення звичайного акта списання. У документі вказуємо торгову точку, дату, статтю списання та інші реквізити, як для будь-якого списання товарів.

У редакторі акта списання є команда «Розрахувати природні втрати». Після натискання цієї команди система аналізує товарні залишки на вибраній торговій точці, знаходить товари, для яких є налаштований відсоток природних втрат, розраховує кількість до списання і заповнює табличну частину документа.

Після розрахунку в акті списання з'являються рядки товарів. Для кожного рядка можна побачити:

1. товар;
2. поточний відсоток природних втрат;
3. обсяг продажів або виробництва з моменту попереднього списання;
4. розраховану кількість природних втрат;
5. кількість, яка буде списана документом.

Розрахована кількість копіюється в поле кількості документа. Це важливо: система пропонує кількість, але оператор за потреби може її перевірити і скоригувати до проведення документа. Після проведення акт списання зменшує товарний залишок так само, як і звичайний акт списання.

Як система розраховує кількість до списання

Логіка розрахунку побудована так, щоб не списувати природні втрати повторно за той самий період.

Для кожного товарного залишку система шукає попередню точку відліку. Такою точкою може бути попереднє списання природних втрат або документ фіксації залишку після ревізії/корекції. Далі система дивиться, що відбулось з товаром після цієї точки відліку і до дати поточного акта списання.

Якщо для товару обрано метод «За обсягом продажів», система підсумовує кількість, продану з моменту попереднього списання втрат. Потім ця кількість множиться на відсоток природних втрат.

Наприклад, якщо з моменту попереднього списання було продано 100 кг товару, а відсоток природних втрат становить 1,5%, система розрахує 1,5 кг природних втрат.

Якщо для товару обрано метод «За обсягом виробництва», система бере не продажі, а кількість, отриману через виробництво. Це зручно для товарів, які з'являються на залишку не через звичайну прибуткову накладну, а як результат виробничого документа.

Розрахунок має природні обмеження. Система не може списати більше, ніж фактично є на залишку. Якщо розрахована кількість більша за поточний залишок, вона буде обмежена поточним залишком. Якщо розрахунок дав від'ємне значення, воно не потрапить до списання.

Таким чином система не просто множить відсоток на якусь умовну цифру. Вона намагається прив'язати списання до реального руху товару і до попередньої фіксації втрат.

Автоматичне списання через призначене завдання

Ручний розрахунок корисний, коли потрібно швидко перевірити механіку або зробити разове списання. Але основна перевага з'являється тоді, коли природні втрати списуються регулярно.

Для цього в Trade Control Utility можна створити призначене завдання на списання природних втрат.

У завданні вказуються базові параметри:

1. назва завдання;
2. валюта;
3. стаття списання;
4. розклад запуску;
5. перелік торгових точок;
6. перелік товарних груп, для яких потрібно виконувати розрахунок.

Перелік торгових точок визначає, де будуть створені акти списання. Якщо в завданні вказано десять торгових точок, система потенційно створить до десяти актів списання — окремий документ для кожної точки.

Перелік товарних груп визначає, які товари брати до розрахунку. Це зручно, бо природні втрати зазвичай актуальні не для всього довідника товарів, а лише для окремих груп: охолоджене м'ясо, кулінарія, напівфабрикати, вагові товари тощо. Якщо не обрано жодної групи, списання буде відбуватись для товарів всіх груп.

Розклад визначає, коли завдання буде виконуватись: одноразово, щоденно, щотижнево або щомісячно. Наприклад, можна налаштувати списання природних втрат щоночі після завершення торгового дня або раз на тиждень перед ревізією.

Що створюється після виконання завдання

Коли настає час запуску, фоновий процес виконує призначене завдання. Завдання створює пакет документів списання природних втрат.

Пакет потрібен для того, щоб зібрати в одному місці всі акти списання, які були створені внаслідок одного запуску завдання. Це зручно для контролю: можна відкрити пакет і побачити, які документи були створені, по яких торгових точках, з якою сумою і в якому статусі.

Далі пакет проходить по переліку торгових точок. Для кожної торгової точки створюється окремий акт списання. У цьому акті система виконує той самий розрахунок природних втрат, який можна запустити вручну в редакторі списання.

Якщо для певної торгової точки немає жодного рядка до списання, порожній акт не залишається в системі. Це важливо, бо інакше після кожного запуску накопичувались би порожні документи, які не несуть жодної користі.

Після створення актів пакет проводить документи. У результаті товарні залишки на торгових точках зменшуються на кількість природних втрат, а сам факт списання фіксується в журналі документів.

Практичні зауваження

1. Не варто змішувати природні втрати з іншими причинами списання

Природні втрати — це не універсальне пояснення будь-якої нестачі. Якщо товар зіпсувався, був пошкоджений, втрачений, помилково проданий не тим кодом або потрапив у пересортицю, це інші господарські ситуації. Для них краще використовувати окремі документи або окремі статті списання.

2. Відсоток потрібно налаштовувати обережно

Відсоток природних втрат напряму впливає на кількість до списання. Якщо поставити завеликий відсоток, система буде формувати завищені списання. Якщо поставити занадто малий — частина природних втрат все одно залишиться в ревізійній нестачі.

Тому цей відсоток бажано встановлювати не «на око», а на підставі практики конкретної мережі, виду товару, умов зберігання і прийнятих внутрішніх правил.

3. Проведений акт не перераховується

Як і більшість первинних документів, проведений акт списання повинен залишатись стабільним. Якщо потрібно змінити результат, документ слід відкотити, внести зміни або створити новий документ. Розрахунок природних втрат не виконується поверх вже проведеного акта.

4. Автоматичне завдання краще запускати після завершення торгового дня

Для більшості магазинів логічно запускати списання природних втрат тоді, коли основні продажі за день вже завершені. Наприклад, вночі або рано вранці до початку роботи операторів. Тоді розрахунок буде спиратись на повні дані за попередній період.

5. Пакет документів дає контроль над результатом

Перевага пакетного підходу в тому, що результат одного запуску не розкиданий по системі хаотично. Є пакет, а в ньому — перелік актів списання. Це спрощує перевірку, аналіз і пояснення, що саме було зроблено системою.

Висновки

Механізм списання природних втрат у Trade Control Utility призначений для тих випадків, коли товар фізично втрачає частину ваги під час зберігання, реалізації або виробництва. Для продуктового магазину, м'ясної точки, кулінарії чи виробництва напівфабрикатів це не екзотика, а нормальна щоденна практика.

Система дозволяє налаштувати відсоток природних втрат у картці товару, вибрати метод розрахунку, розрахувати втрати в акті списання і провести документ. А якщо процес повторюється регулярно, можна створити призначене завдання, яке автоматично сформує пакет документів і проведе акти списання по кожній торговій точці.

У результаті природні втрати перестають бути «невидимою» частиною ревізійної нестачі. Вони стають окремим, прозорим і контрольованим обліковим процесом.