Як обрати програму для роздрібної торгівлі

Вибір програми для торгівлі є одним із найважливіших рішень, які вплинуть на весь бізнес у майбутньому. Саме від ефективності інструментарію залежить обізнаність власника про стан його бізнесу. І це напряму впливає на якість прийняття рішень.

А рішень доводиться приймати безліч. Який товарний асортимент запровадити, яку кількість закупити, по якій ціні продавати і т.д. І добре, якщо програма надасть повну інформацію для прийняття таких рішень.

Але ще краще, коли програма надасть підказку, яке рішення прийняти. Але це вже інший рівень.

Отже розглянемо, які пропозиції є на українському ринку, з чого вибрати.

Вибір програми vs вибір компанії

В даному матерілі розмова піде не стільки про оцінку можливостей та функцій програми для роздрібної торгівлі (для цього є окремий матеріал), скільки про вибір компанії-постачальника, яка надає вам потрібне рішення. Будуть розглядатись продукти, які вже працюють і займають певну частку ринку. А також будуть розглядатись сигнали, на які обов'язково треба звернути увагу під час вибору програми.

Загальні зауваження

Якщо ввести в Google популярний запит "Програма для торгівлі", то пошукова система видасть купу статей, типу "Топ-10 програм для торгівлі", або "Топ-15", або "Топ-20". Передивившись ці статті, наш підприємець бачить, що води та загальних фраз багато, а конкретики мало.

Є певна несправедливість життя, коли найважливіші рішення доводиться приймати тоді, коли ще немає жодного досвіду. І це стосується не лише бізнесу. Який вихід? Розумна людина намагається скористатись чужим досвідом.

Але як зрозуміти, чи з вами діляться реальним безцінним досвідом, чи бажають на вас легко заробити?

Це складно. І доводиться пробувати, витрачати час, гроші та нерви.

Розглянемо, що є на ринку, і порівняємо з обліковою системою Trade Control Utility. Огляд не може бути повним, оскільки ринок динамічний, є системи, які можуть опинитись поза моєю увагою. Мушу також заявити, що це мій (Андрія Кравченка, ведучого розробника Trade Control Utility) особистий погляд, і я можу в певних речах помилятись. Але сподіваюсь, що принципових помилок не буде. В будь якому разі, можете залишити власний відгук під статтею.

Про безкоштовні програми обліку

Нічого безкоштовного в світі не буває. Якщо вам щось пропонують безкоштовно, це робиться в рекламних цілях, в сподіванні на те, що вам сподобається продукт, ви до нього звикнете і перейдете на платну версію. Це нормально.

Як правило, поряд з безкоштовними редакціями пропонуються платні, які надають вже реальні можливості для роботи.

Наприклад, наша ТЦУ3 була розділена на 5 редакцій (щоб людина не переплачувала за можливості, які ій не потрібні). Наймолодша редакція Старт була (і є) абсолютно безкоштовною. Вона порізана по функціоналу таким чином, щоб нею можна було користуватись в навчальних, або в некомерційних цілях. Наприклад, якась лабораторія в університеті хоче вести внутрішній облік радіодеталей.

Вартість володіння

Будуть вам пропонувати придбати ліцензії, чи сплачувати абонплату - це не так важливо. Важливий інший параметр - вартість володіння. Система може бути дешевою, але часто доводиться запрошувати стороннього фахівця, який буде її обслуговувати.

Ви можете придбати певну кілкість ліцензій, і вважати, що сплатили один раз і на цьому все, але технічна підтримка все одно буде платною (зарплатню фахівцям техпідтримки з чого платити)? Не забуваємо також і про "залізяччя" - сервери, джерела безперебійного живлення, роутери, і т.д. По перше все це треба придбати, по друге - обслуговувати. Це і разові витрати величезні, і потім постійні витрати на запрошених фахівців. Не забуваємо також про саму цінну річ - дані. Їх треба регулярно резервувати і зберігати архіви окремо. Це теж робота, час та витрати.

Для "хмарних" систем цих питань просто не існує - там і обладнання, і техпідтримка, як правило, вже включене в абонплату. Мало того, більшість часу ви свій власний сервер не будете завантажувати на 100%, навіть на 50. Тобто, придбавши сервер, більшу частину часу це обладнання буде простоювати і морально старіти. Хмарні системи набагато ефективніше використовують обчислювальні ресурси, і ваша доля оплати цих ресурсів буде значно нижчою. Резервне копіювання - теж задача датацентру. Саме тому, "хмара+абонплата", або по модному SAAS - зараз найбільш дієва та ефективна схема володіння. Світова тенденція останніх 15 років ясно про це свідчить. Майбутнє - саме за цим.

1С / BAS у роздрібній торгівлі: чому їх обирають і які ризики важливо перевірити

1С (BAS) — це не “одна програма”, а платформа, на якій створюється багато різних рішень (у їх термінології — конфігурації). Тому дві компанії можуть казати “ми працюємо на BAS”, але фактично мати зовсім різні процеси, правила контролю, якість даних і швидкодію — усе залежить від конкретної конфігурації, доробок та якості впровадження.

Чому 1С/BAS стали настільки поширеними

Історично 1С дуже рано зайняла нішу масового обліку в регіоні, коли ринок лише формувався, а інструментів було мало. Це створило сильний ефект інерції: багато компаній обирали знайоме рішення, а кадри переносили свої звичні підходи з місця на місце.

• Звичність для бухгалтерії. У багатьох впровадженнях система будувалась навколо облікових процедур, до яких звик персонал.
• Екосистема впроваджувачів. Під типову конфігурацію існувала велика кількість “1С-фахівців”, які доопрацьовували рішення під конкретну компанію.
• Ефект інерції. Вибір часто робився за принципом “як у всіх” або “як було на попередній роботі”.

Ризики для власника роздрібного бізнесу

З мого досвіду роботи з обліковими системами (з 1998 року) проблеми в роздрібі найчастіше виникають не тому, що “платформа погана”, а тому що контрольні правила або відсутні, або легко обходяться, а бізнес стає залежним від конкретних людей та доробок.

• Розрив між управлінням та обліком. Якщо система налаштована так, що дозволяє “намалювати” потрібні цифри в звітах, власник втрачає контроль над реальністю: залишками, маржинальністю, списаннями, закупівельними цінами.
• Залежність від одного спеціаліста/інтегратора. Коли ключова логіка тримається на кастомних доробках, будь-яка зміна підрядника або “втрата” ключової людини робить супровід дорогим і ризикованим.
• Культура “вирішимо вручну”. Ручні виправлення, задні дати, “винятки” й домовленості можуть працювати в маленькій компанії, але при зростанні мережі множать хаос і помилки.
• Вибір без участі власника. Поганий сигнал — коли контрольні вимоги не формулює власник або керівник роздрібу, а рішення обирають ті, хто не відповідає за прибутковість і контроль.

Оперативні залишки та продажі в реальному часі: типова проблема в інтеграціях

Окремо підкреслю важливий практичний момент, який ми бачимо у реальних інтеграціях. Багато компаній ведуть управлінський/бухгалтерський облік у 1С/BAS, але продажі проводять через наш касовий сервер і касові рішення (Shopserver).

У такій схемі ключове питання звучить просто: чи може облікова система приймати і обробляти потік чеків як первинні документи в реальному часі. На практиці ми часто стикаємось із тим, що компанія не накопичує продажі як набір окремих чеків (умовно: видаткова накладна + прибутковий касовий ордер на кожен чек), а змушена консолідувати дані — наприклад, у одну “велику” накладну наприкінці зміни або навіть переносити обробку чеків “на ніч”.

Наслідок передбачуваний: продажі потрапляють в облік із запізненням, а залишки стають “вчорашніми”. Вам потрібно зробити замовлення постачальнику зараз, щоб товар привезли завтра, але ви не бачите точну картину: скільки товару реально на полицях і на складі саме зараз. У результаті — похибки в замовленнях, дефіцит або надлишки.

Те саме з поточними переобліками: складно “закрити полицю” або морозильну камеру і зробити точний переоблік, якщо система не показує актуальний залишок через запізніле потрапляння продажів в облік. Для роздрібу це критично: оперативність даних напряму впливає на запаси, списання і прибутковість.

Детальніше про типову схему обміну даними між касовим сервером і обліковою системою: Shopserver: схема обміну даними.

Як перевірити постачальника/впроваджувача, якщо ви все ж розглядаєте 1С/BAS

Якщо компанія розглядає 1С/BAS, я рекомендую перевіряти не “назву платформи”, а контрольні правила і прозорість супроводу.

• Попросіть показати контрольні сценарії: чи можна продати товар без надходження? чи можна змінити закупівельну ціну заднім числом? чи можна списати понад залишок? де і як це журналюється?
• Перевірте “пояснюваність цифр”. Чи можна від будь-якої цифри в звіті дійти до первинних документів “ланцюжком” (продажі → рух товару → оплати → коригування)?
• Уточніть модель підтримки. Хто відповідальний за оновлення? який регламент? що буде при зміні інтегратора? чи є документація на доробки?
• Перевірте реальний час. Якщо у вас потік чеків і багато позицій, попросіть показати, як система приймає чеки в реальному часі, і як швидко оновлюються залишки та аналітика.

Висновок

1С/BAS у роздрібній торгівлі — це завжди “результат впровадження”, а не просто “вибір назви”. Для власника критично мати контрольні правила, аудит дій, прозору підтримку і реальні оперативні дані (залишки та продажі без нічних “консолідацій”). Якщо цього немає — бізнес отримує цифри, яким не можна довіряти, а рішення приймаються наосліп.

Торгсофт

Український продукт. Абсолютно достатнє рішення для одного магазину. Якщо магазинів декілька, треба докладати певних зусиль, щоб організувати інфраструктуру, але це також вирішується.

Я відчуваю певну симпатію до цього продукту, бо в свій час саме на базі подібної архітектури була побудована ТЦУ3.

Є цікаве правило - замовнику байдуже на якій архітектурі, і за якими технологіями, побудована система. Головне, щоб вона добре вирішувала задачу.

Торгсофт задачу для магазину середніх розмірів чудово вирішує. В них непоганий колектив, який веде супровід і ви, як власник бізнесу, можете абсолютно довіряти їх компетенціям.

Але на технологіях доведеться зупинитись, бо вони - ключ. Нові технології з'являються тоді, коли в них виникє потреба. Тому розповім певну історію, вона дещо близька до ситуації з Торгсофт.

"Товари, ціни облік" другої версії була розроблена і запущена в роботу у 2003 році як раз на подібній архітектурі. Це була типова дворівнева клієнт-серверна архітектура з "товстим" клієнтом і базою даних формату MS SQL Server. Була лише одна відмінність - ТЦУ розроблялась на Visual Basic 6, а Торгсофт використовували Delphi. Технології альтернативні, але доволі близькі. Не буду глибоко занурюватись в порівняння, це вже справи минулі.

Непокоїть мене те, що Торгсофт використовує на даний момент вже глибоко застарілу клієнт-серверну архітектуру. Ще й середовище розробки Delphi вже давно не є мейнстрімом.

У другій половині 2000-х років всі масово почали проектувати системи з трирівневою архітектурою. В самій активній фазі йшов розвиток ТЦУ3, фактично прямий конкурент Торгсофт. Але вже тоді було зрозуміло, що класична клієнт-серверна архітектура скоро застаріє, настає нова епоха. В нас є клієнтський додаток, в нас є сервер бізнес-логіки і сервер бази даних. От і три рівні. Десь у 2009 році пішла інтенсивна розробка прототипу ТЦУ5. Це був довгий шлях, але ми зараз значно вирвались вперед на технологічному рівні. Я не порівнюю зараз якості самої програми, її інтерфейс та функціонал, лише архітектуру та технології. Чому це важливо, поясню далі.

Якщо у вас дворівнева архітектура, і сервер баз даних знаходиться у вашому офісі, і у вас один магазин - немає проблем. Точніше вони є - це архівація даних та створення резервних копій, обслуговування серверного обладнання, забезпечення безперебійного живлення. Якщо вам потрібно під'єднати ще один магазин, треба запрошувати фахівців і розгортати інфраструктуру. Тобто прокинути порт доступу до сервера баз даних в роутері, отримати фіксовану IP-адресу у провайдера, і т.д. Це все питання, які вирішуються фінансовим та адміністративних шляхом.

Трирівнева архітектура одразу вирішує питання архітектури, бо зручно розмістити і сервер додатків (він же сервер бізнес-логіки) і сервер баз даних у хмарі (тобто в дата-центрі). І не важливо, скільки у вас магазинів, які обсягі продажів, це зовсім інші обчислювальні потужності на великих серйозних серверах. Тобто з Торгсофт з часом можемо впертись в обмеження зростання бізнесу.

Я не ставлю задачу порівнювати функціонал - у "живої" системи він постійно розвивається та вдосконалюється. Торгсофт - це зріла система і, скоріш за все, для вашого бізнесу вона вже має все необхідне.

Порівняємо напряму декілька принципових моментів

Архітектура

Торгсофт

Класична дворівнева клієнт-серверна архітектура з доступом до бази даних формату MS SQL Server.

Trade Control Utility

Сучасна трирівнева архітектура із сервером бізнес-логіки та сервером бази даних "в хмарі".

Касовий застосунок

Торгсофт

Існує окремий режим роботи програми "Реалізація", в якому працює касир.

Trade Contrtol Utility

Для робочого місця касира існує окремий спеціалізований касовий застосунок Shopdesk. Який спеціально був розроблений саме під потреби касира. Це забезпечило простий, зручний інтерфейс, і швидке включення в роботу касирів самого різного рівня підготовки. Також Shopdesk забезпечує повністю автономну роботу за відсутності інтернет-з'єднання.

Вартість володіння

Торгсофт

На момент написання статті - продаж ліцензій або оренда. Детально можна дізнатись за посиланням.

Trade Contrtol Utility

Після переходу з ТЦУ3 на Trade Control Utility ми відмовились від продажу ліцензій і перейшли на сучасну схему оплати "програмне забезпечення як послуга", або SAAS. Ми постарались максимально спростити принципи тарифікації, щоб користувачу було і зрозуміло, і вигідно. Багато супутніх продуктів (сервер програмування вагів, термінал збору даних, QR Меню, додаток відстеження замовлень для кухаря)ми надаємо взагалі безкоштовно). Дізнайтесь більше про оплату за використання Trade Control Utility за цим посиланням.

Висновок

Якщо ви вже використовуєте Торгсофт, і вас все задовільняє, міняти облікову систему немає сенсу. Якщо ви маєте на це життя великі плани, і хочете, щоб ваш бізнес зростав, і не мав технічних обмежень, варто розглянути в якості програми для роздрібної торгівлі саме Trade Control Utility.

Порівнюючі Торгсофт і Trade Control Utility, ми бачимо різницю в підходах. Перш за все Base2Base намагається впроваджувати найбільш передові, але надійні, перевірені технології, та обирати оптимальну архітектуру. Base2Base рухається в бік гнучкості архітектури для оптимального забезпечення потреб користувачів. Це окремі спеціалізовані застосунки і сервіси. Для касира це Shopdesk, для програми лояльності це CRM Trade Control Center, також реалізовано багато допоміжних хмарних сервісів та застосунків для кухаря, для QR Меню, сервіси штучного інтелекту для ціноутворення, оцінки замовлень та прогнозування попиту. Це дуже перспективний напрямок, коли окрім надання інформації, система додатково надає експертні поради для прийняття якісних бізнес-рішень.

Укрсклад

Ще одна система з дворівневою клієнт-серверною архітектурою, написана на Delphi, прийшла до нас з тієї самої епохи середини 2000-х років.

Продукт "живий", оновлення виходять, але принципово нових версій на сучасній архітектурі я не спостерігаю. Достатність функціоналу ви можете оцінити, поспілкувавшись з командою розробників. Для звичайного, наприклад, продуктового магазину, вважаю, функціонал буде цілком достатній.

Висновок

Маємо ще одну систему попереднього покоління середини 2000-х років, такого ж, як і ТЦУ3. Для окремого магазину функціонал буде достатнім. Але знову постає питання перспективи розвитку.

Сучасні системи

А далі починається цікаве. Ми маємо групу продуктів, які я умовно назвав "сучасними", бо розроблені вони впродовж останніх десяти років. Це зазвичай повністю хмарні система із тонким клієнтом, реалізованим у вигляді веб-застосунку. Це вже трирівневі архітектури, із серверами бізнес-логіки. Розглянемо деякі з них.

Poster, Choicer, Checkbox зараз пропонують власні облікові системи. Але якщо раніше програми для каси, вони ж POS-системи (від Point Of Sale - точка продажу) були допоміжними до облікових систем, зараз складається зворотня ситуація. Дуже багато різних POS-систем споряджались з рішеннями на базі 1С. Оскільки зараз в 1С справи "не дуже" і від неї масово відмовляються, продавці POS-систем, щоб не втрачати ринок, стали пропонувати свої рішення для обліку товарів та фінансів.

Я не планую кожну з них розглядати окремо, оскільки спостерігаю велику схожість у головному - бідний функціонал. Це молоді системи, поступово вони напрацюють інструментарій, але це потребує часу, досвіду та ресурсів.

Поки що ці системи виглядають дуже спрощеними, а бізнес в процесі розвитку буде вимагати все більш складного функціоналу та інструментарію. І облікова система - це все ж таки не POS-система, це інша вагова категорія. Такі продукти не створюються швидко і живуть довго, десятки років. ТЦУ3, Торгсофт та Украсклад тому є прикладами.

Ще одна проблема цих систем - це веб-застосунок як такий. Веб-застосункі, безсумнівно, мають певну перевагу в простоті встановлення та оновлення, але погано пристосовані для реалізації складних багатовіконних інтерфейсів з професійною роботою по комбінаціях клавіш. Тут старі добрі Windows-додатки поза конкуренцією.

Рекомендації

На що потрібно звернути увагу

Функціонал

Програма для роздрібної торгівлі повинна вміти виконувати базовий набір операцій, про який детально написано в окремій статті "Що повинна вміти програма для роздрібної торгівлі".

Що стосується додаткового інструментарію, який покращує зручність використання, та надає додаткову автоматизацію. Не так важливо, чи є в системі потрібна "кнопка", як те, що компанія готова знаходити рішення для вашої задачі. Можливо, задача вирішується по іншому, можливо, треба створити певний інструмент. Якщо компанія не відмовляється від такої роботи, це дуже хороша ознака.

Технічна підтримка

Технічна підтримка створена для того, щоб відповідати на типові запитання користувачів. Якщо запитання більш складне, зверніть увагу, чи готова техпідтримка з'єднати вас із кваліфікованим фахівцем чи розробником. Доступність розробника - дуже важливий маркер. З такими компаніями можна мати справу. Якщо розробника від вас будуть "ховати", його або нема, або йому байдуже на продукт.

За досвідом, частіше доводиться консультувати не по програмній частині, не по функціоналу, а по організації бізнес-процесів. Дуже важливо, коли у компанії, що надає продукт, є фахівці, які знають ваш бізнес, і, наприклад, допоможуть організувати процедуру переобліку, прийому товару чи формування замовлення.

Документація

Документацію практично ніхто не читає. Документацію часто пишуть формально. Опис інтерфейсу часто робиться за принципом - "що побачив, про те й написав". Наприклад, в описі інтерфейсу форми накладної буде написано "щоб провести накладну, натисніть кнопку "Провести". Тому дуже важлива наявність тематичних статей, де про функціонал пишуть самі розробники. Де розробник опише проблематику, як задача вирішується, що відбувається "всередині, під капотом". Для мене в цьому плані завжди була прикладом компанія Devexpress. Там і документація, і статті, і блог просто екстра-класу. Раджу всім повчитись. Сам у них навчаюсь.

Насамкінець

Можливо комусь моя стаття допоможе обрати саме ту систему, яка йому підійде накраще. Можливо хтось зверне увагу на певні ознаки, з ким не варто мати справу, а з ким, навпаки, варто. Все це на ваш власний розсуд. Це блог, тому не сприймайте все написане занадто серйозно, як керівництво до дії. Cкоріш для загального розвитку.