Облік виробництва

Виробничу діяльність максимально спрощено можна розділити на декілька етапів та відтворити це за допомогою документів:
1. Прихід товару (інгредієнта) від постачальника – прибуткова накладна
2. Перетворення товарів-інгредієнтів на товари-вироби – виробничий акт
3. Реалізація продукції (опт чи роздріб) – видаткова накладна

Реальні схеми можуть бути більш складними. Наприклад, можна виділити виробничий цех в окремий підрозділ зі своїми складськими запасами, створити окремий склад готової продукції, куди вироби будуть передаватись із виробничого цеху за допомогою накладних на передачу. Але рухаючись від простого до складного, поки що розглянемо найбільш простий, але цілком робочий варіант.

Рецептурна карта

Є фірма, яка займається виготовленням заморожених продуктів (вареники тощо). На порядку денному – впровадження у виробництво нового продукту «Вареники з картоплею». Згідно з технологією, на виробництво 100кг вареників необхідно 50 кг фаршу та 50 кг тіста (всі дані не є точною рецептурою і беруться виключно для наочності). Проте фарш та тісто не є початковими інгредієнтами, для них у нас теж є свої рецепти. Тому вводимо в довідник нові товари (можна створити для них окрему групу, наприклад «Напівфабрикати»): «Фарш картопляний» та «Тісто для вареників». Потрібно також вказати, що це виріб у полі «Тип товару». В групі «Показати» відкриваємо розділ «Рецепт», та вносимо дані згідно з рецептурою.

Ми створили перший напівфабрикат «Фарш картопляний», створимо другий напівфабрикат «Тісто для вареників».

А зараз поєднаємо наші напівфабрикати у готовий виріб.

Принципи обліку виробництва ми заклали.
В довіднику підрозділів для нашого підрозділу вкажемо, що наш магазин є також і виробничим цехом.

Після цього спробуємо відтворити виробництво певної кількості наших вареників в TCU5. В розділі «Документи» на вкладинці «Створити» тиснемо «Виробничий акт».

Відкриється новий виробничий акт, куди додамо наш виріб, вкажемо потрібну кількість для виготовлення та роздрібну ціну, якщо це потрібно.

Після створення виробничого акту, його потрібно провести по системі, як і будь який документ іншого типу. Тиснемо «Провести».

І тут ми стикаємось з проблемою. На нашому складі відсутня мука. Оскільки вона відсутня, ми не можемо її використати, ми не знаємо її собівартість, і не можемо розрахувати собівартість кінцевого виробу. Муку треба отримати або від постачальника через прибуткову накладну, або від іншого складу через накладну на передачу. Створимо прибуткову накладу, за якою отримаємо потрібні складові для виробництва, тобто інгредієнти. В головній формі TCU5 в розділі «Документи» на вкладинці «Створити» тиснемо «Прибуткова накладна». У формі накладної вкажемо постачальника, статтю руху, додамо потрібні інгредієнти з потрібними кількостями та закупівельними цінами.

Тиснемо «Провести», після чого інгредієнти потрапляють на склад.

Повертаємось до акта виробництва і проводимо його.

Акт проведено. Наші вареники з’явились на складі, про що свідчить розділ Складських запасів у головній формі.

Розглянемо, як відбувався процес обліку під час проведення акта виробництва. Для цього тиснемо «+» на початку рядка з продуктом в акті виробництва.

Бачимо, що система згідно з рецептурою витратила муку, тісто та фарш. Мука є кінцевим інгредієнтом (потрібна для роботи з тістом під час ліпки вареників), тому її просто витратили, на цьому її історія руху закінчується.

Більш цікавим є використання напівфабриката «Тісто для вареників». Звідки воно взялось? А його було попередньо виготовлено у потрібній для використання кількості. Тиснемо «+» навпроти тіста.

Бачимо, скільки мукі, яєць та олії було використано для виробництва тіста. Якщо б тісто використовувало вкладені напівфабрикати, можна було б розкрити їх історію виготовлення, але в нашому випадку тісто складається з кінцевих інгредієнтів.

Напівфабрикати можуть бути виготовлені заздалегідь до виробництва вареників (і скоріш за все так і буде). Під час проведення акту TCU5 продивляється наявні залишки та довиготовляє лише недостаючу кількість. Подивимось, що буде, якщо на складі певна кількість напівфабрикату вже існує. Для цього за допомогою акту виробництва попередньо виготовимо тісто.

А тепер знов виготовимо вареники.

Бачимо цікаву річ. TCU5 знайшла 3 кг тіста, які ми попередньо виготовили, та використала їх. Але ще 10,5 кг не вистачило, тому TCU5 їх додатково виготовила (звичайно ж тісто виготовлять люди, для спрощення ми так називаємо автоматизацію цього обліку).

Таким чином, ми спостерігаємо використання так званої «тягнучої» схеми обліку у виробництві для певної автоматизації облікових процесів. Таку схему зручно використовувати у безперервному виробництві у кафе, барах та ресторанах. Наприклад, коли виготовляється кава, коктейлі або їжа швидкого приготування (габмургери, хотдоги, картопля фрі та інше). В цьому випадку достатньо створити видаткову накладну і провести її. За використання тягнучої схеми, якщо виробу немає у наявності, TCU5 автоматично створить виробничий акт, додасть в нього недостаючі вироби та виготовить потрібну кількість. Після цьго видаткова накладна буде проведена. Цей процес відбувається автоматично. Наприклад, створимо видаткову накладну і проведемо її.

Тиснемо на «+», щоб побачити історію витрат.

Ми бачимо, що видаток відбувся із партії товару, яку було виготовлено за допомогою виробничого акту з Id=556067. Звідки взявся цей акт виробництва? TCU5 створила та провела його автоматично під час проведення видаткової накладної. В розділі «Пов'язані документи ми можемо побачити рядок із цим актом. За подвійним кліком ми можемо відкрити цей акт.

Наостанок декілька зауважень.

1. TCU5 в плані організації обліку надає певну свободу та засоби автоматизації. Тому «тягнуча» схема обліку виробництва є досить зручною. Хоча вона і не є обов’язковою. Ніхто не заважає використовувати класичну схему з окремим структурним підрозділом у вигляді виробничого цеху. На який передаємо інгредієнти (компоненти, складові). Там за допомогою виробничих актів ведемо облік виробництва, після чого вироби передаємо на склад готової продукції з подальшим її розподілом по торгових точках, або з прямим відвантаженням оптовим покупцям. TCU5 відмінно реалізує таку схему для середніх та досить великих виробництв.

2. Оскільки акт є пов'язаним з видатковою накладною, то відкат видаткової накладної призведе до відкату та видалення виробничого акту.

3. Якщо було створено окремий виробничий акт, а потім відбувся подальший видаток виготовленого товару за видатковою накладною, то відкотити виробничий акт буде неможливо без попереднього відкату видаткової накладної.

4. Весь рух товару, як завжди можна спостерігати у картці обліку товару по складу.

5. Використання інгредієнтів під час виробництва відбувається за схемою FIFO. Собівартість виготовленого товару може бути обраховано лише після проведення виробничого акту, оскільки інгредієнти можуть бути використані із різних закупівельних партій з різною закупівельною ціною. Таким чином собівартість виготовленої продукції може коливатись від партії до партії.

6. Кількість вкладень напівфабрикатів у рецептурах практично необмежена, але як вказує досвід, рівень вкладень зазвичай не перевищує 3-5 суто з практичних міркувань зручності та контролю.

Рекомендації з впровадження

Base2Base пропонує завершений контур організації бізнес-процесів у вашій компанії. Наприклад, для продуктових магазинів з кулінарією та закладів фастфуду пропонується Trade Control Utility для ведення обліку товарів та фінансів, робоче місце касира Shopdesk для каси, робоче місце кухаря Cookdesk для відстеження виготовлення страв та QR меню для відвідувачів, де вони можуть робити замовлення та сплачувати їх.

Andriy Kravchenko

Senior Developer

02 січня 2022