P&L

P&L (Profit and Loss — прибутки та збитки) — це ключовий фінансовий звіт, який відображає доходи, витрати та підсумковий чистий прибуток компанії за певний період (місяць, квартал, рік).

Важливо: P&L звіт — це інструмент, який дозволяє зрозуміти:

• чи заробляє бізнес
• де саме втрачаються гроші
• які напрямки працюють ефективно, а які — ні

У системі Trade Control Utility P&L формується автоматично на основі реальних операцій — продажів, закупівель, списань та фінансових документів. Це означає, що ви отримуєте живу фінансову картину бізнесу, а не приблизні оцінки.

Ідея досить проста. Беремо дохід від продажу, віднімаємо всі види витрат, отримуємо чистий прибуток компанії. Завдання звіту - подати ці дані доступно, зрозуміло та якісно.
Розглянемо, як це реалізовано.

Як формується P&L звіт

Класична логіка P&L виглядає так:

• Продажі (Sales)
• – Собівартість (COGS)
• = Валовий прибуток (Gross Profit)
• – Операційні витрати (OPEX)
• = Операційний прибуток (EBIT)
• ± Фінансові доходи/витрати
• = Прибуток до податків (EBT)
• – Податки
• = Чистий прибуток

Саме за цією логікою побудований P&L звіт у Trade Control Utility.

Структура P&L звіту

Продажі

Основою бізнесу є продажі, саме вони формують надходження коштів.
Ці кошти є фундаментом для закупівлі наступних партій товару та операційних витрат (заробітна платня, оренда, електрика та ін.).

Собівартість проданих товарів

Кожен проданий товар був у свій час придбаний в постачальника. Система знає закупівельну ціну кожного товару і може розрахувати суму проданих товарів у закупівельних цінах. В англомовній літературі для цього розділу задіяна абревіатура COGS (Cost Of Goods Sold). Оскільки ми сплатили постачальнику за цей товар, то цей розділ відноситься до витрат і суми мають від'ємне значення.

Собівартість списаних товарів

Бувають ситуації, коли товар втрачає свої якості через вичерпання терміну придатності, або через втрату належних товарних якостей (морозиво, наприклад, розтануло). Такий товар підлягає списанню з балансу. Це наші прямі збитки. Оскільки ми цей товар також придбали в постачальника, сума збитків фіксується в закупівельних цінах.

Собівартість переобліку

Пересорт і крадіжки - є основними причинами нестачі товару. Періодично нам доводиться проводити фізичний переоблік товарних залишків, щоб зрозуміти, наскільки реальні кількості відрізняються від облікових. Наша задача - повідомити систему, якими товарними залишками ми володіємо насправді. Для цього результат переобліку вводиться в документ "Переоблік залишків". Іноді для цього процесу зустрічається термін "Інвентаризація". У випадках пересорту (коли по обліку провели інший товар) переоблік залишків виявить нестачу і надлишок одночасно по тих товарних найменуваннях, які підпали під пересорт. Тому переоблік залишків по певних позиціях може утворювати як позитивну, так і від'ємну різницю. Тому в розділі "Собівартість переобліку" можуть бути як позитивні, так і від'ємні суми.

Валовий прибуток

Валовий прибуток - це перший крок для оцінки прибутковості та ефективності нашого бізнесу. Цікаво оцінити як суму валового прибутку, так і маржинальність.

Маржинальність (Gross Margin) = Валовий прибуток / Продажі.

Це один з ключових показників бізнесу. Він показує, наскільки ефективно ви продаєте товар. Якщо маржа падає — це сигнал:

• або закупівельні ціни зростають
• або ви змушені знижувати ціни продажу

Операційні витрати

Для забезпечення господарської діяльності компанія несе ряд витрат. Оренда приміщень, електрика, зарплатня співробітникам, паливо, транспорт та ін. Всі ці витрати проводяться в TCU видатковими ордерами із вказуванням певних статей руху. Мають також абревіатуру OPEX (Operating Expenses).

Що тоді має бути в OPEX?

OPEX — це витрати, які не стають запасом:

• оренда, комунальні
• адміністративні зарплати (офіс, менеджмент)
• маркетинг
• інтернет/зв’язок/ПЗ
• доставка як сервіс (інколи частина може бути в COGS — залежить від політики)
• амортизація (залежить від підходу)

Треба відрізняти операційні витрати від витрат на закупівлю товару. Закупівля товарів/інгредієнтів — це не OPEX, це “інвестиція в запаси”, і ця сума відображається у собівартості проданих товарів (COGS).

Контроль OPEX — критично важливий. Навіть прибутковий бізнес може стати збитковим через неконтрольовані витрати.

У Trade Control Utility всі витрати прив’язуються до статей, що дозволяє:

• бачити структуру витрат
• аналізувати їх динаміку
• швидко знаходити “проблемні місця”

Операційний прибуток

Фактично валовий прибуток зменшений операційними витратами. Має абревіатуру EBIT (Earnings Before Interest and Taxes). Також звертаємо увагу на відсоток операційного прибутку відносно суми продажів.

Фінансові надходження

Різні надходження коштів, не пов'язані з прямою діяльністю компанії. Наприклад, відсотки по банківських рахунках за зберігання коштів компанії. Або компанія здає в оренду якесь приміщення.

Фінансові витрати

В цей розділ зручно виділяти витрати, які не пов'язані з прямою діяльністю компанії. Наприклад, витрати на повернення кредитів та оплату відсотків по кредитах.

Прибуток до сплати податків

Має абревіатуру EBT (Earnings Before Taxes). Операційний прибуток, збільшений на суму фінансових надходжень і зменшений на суму фінансових витрат.

Податки

Фінансові витрати на виплати податків прийнято виділяти в окремий розділ.

Чистий прибуток

Це і є результат діяльності компанії. Треба врахувати один момент. На відміну від фінансового звіту, чистий прибуток складається не лише з грошей. Сюди також входять фінансові зобов'язання перед нами за проданий товар, або виконані послуги, які ще не сплачені отримувачем. Яка доля таких зобов'язань в чистому прибутку - тема окрема.

Як аналізувати P&L звіт

Сам по собі P&L — це лише дані. Найбільшу цінність дає їх аналіз.

• Падає валовий прибуток → проблема в закупівлях або цінах
• Падає операційний прибуток → ростуть витрати
• Низький чистий прибуток → можливі фінансові витрати або податки

Особливо важливо дивитися не лише на суми, а на динаміку між періодами, яка вже реалізована у звіті.

P&L і гроші — це не одне й те саме

Часто виникає помилка: якщо є прибуток — значить є гроші.

Але це не так.

• Продаж у кредит → є прибуток, але немає грошей
• Закупівля товару → гроші витрачені, але це ще не витрати в P&L

Тому P&L потрібно аналізувати разом з рухом грошових коштів.

Перший P&L звіт

Вибір підрозділів компанії для звіту

Trade Control Utility дозволяє сформувати ієрархічну структуру підрозділів, коли, наприклад, торгові точки поєднуються в напрямки бізнесу, а напрямки бізнесу є підлеглими підрозділами для компанії. Дізнайтесь детально, як керувати структурою підрозділів у TCU.

В нашому P&L звіті зліва ми можемо вибрати ті підрозділи (торгові точки, склади, банківські рахунки, або напрямки бізнесу), які бажаємо включити в звіт. Якщо не обрати жоден підрозділ, P&L звіт буде сформовано по всіх, доступних користувачу, підрозділах.

Глибина позначення підлеглих підрозділів

Коли ми позначаємо певний підрозділ, є імовірність, що він має підлеглі підрозділи. Наприклад, ми хочемо включити в звіт підрозділ "Магазини". Але реальний рух цінностей відбувається на рівні підлеглих магазинів. Їх теж потрібно включити до звіту.

Не дуже зручно позначати всі магазини вручну. Якщо задати глибину позначення підлеглих підрозділів на рівні 2, то при виділенні підрозділу "Магазини" автоматично позначаться всі магазини, що входять до цього напрямку бізнесу.

Встановлення звітного періоду

Вказавши дату початку і кінця періоду ми кажемо системі, за який період ми хочемо отримати дані. Це може бути рік, квартал, півріччя, або будь-які довільні дати.

Дату можна змінювати прямим введенням з клавіатури, або кнопками "+" та "-", або натиснувши на кнопку календаря.

Випуск P&L звіту

Після встановлення періоду можна спробувати випустити P&L звіт. Для цього тиснемо кнопку "Завантажити дані".

Стиснутий вигляд

Одразу після завантаження P&L звіт буде представлений в стиснутому вигляді із загальними, підсумковими значеннями.

Щоб оцінити загальний стан бізнесу, підсумкових даних цілком достатньо.

Деталізація P&L звіту

Але якщо нам потрібно подивитись, з чого складається сума по тому чи іншому розділу звіту, достатньо натиснути ">" на початку рядка, і ми побачимо деталізовані дані по підрозділах.

Колонки P&L звіту

На даний момент реалізована помісячна періодизація. В подальшому, за потреби, може бути реалізована потижнева, квартальна чи річна періодизація.

В кожному місяці можуть бути представлені колонки сум, відсотків відносно суми продажів, а також зміни відносно попереднього періоду.

Колонка "Стаття"

Містить розділи звіту, під час деталізації розгортає підрозділи. Розділи, що містять надходження, позначаються синім кольором, розділи з видатками позначені червоним кольором. Розрахункові розділи з різними видами прибутку позначені чорним.

Колонка "Сума"

Сума в гривнях в межах місяця. В залежності від розділу звіту змінює знак. Видатки мають від'ємні значення.
Розділ "Переоблік залишків" в результаті інвентаризацій може набувати як позитивні, так і від'ємні значення. Це саме стосується і розділів прибутку.

Колонка "%"

Оскільки базою для розрахунку P&L звіту є сума продажу, то всі відсотки по всіх розділах розраховуються відносно цієї суми. Відповідно, сама сума продажу набуває стовідсоткового значення.

Наприклад, тут собівартість проданих товарів складає близько 80% відносно суми продажу.

А чистий прибуток у вересні склав всього лише 4,5 відсотки.
Колонку можна сховати, натиснувши в розділі "Показати" на рібоні.

Колонка "Динаміка"

Також ми можемо спостерігати, як в кожному періоді змінюються значення відносно попередніх періодів. Для цього в колонці "Динаміка" ми спостерігаємо різницю у відсотках відносно попереднього періоду.

Додатково маємо візуалізацію по змінених значеннях, яку можна відключити на панелі "Показати".

Чому P&L у Trade Control Utility — це зручно

• автоматичний розрахунок на основі реальних даних
• деталізація до рівня підрозділів і товарних категорій
• аналіз динаміки між періодами
• гнучкий вибір структури звіту

Це дозволяє керівнику або власнику бізнесу приймати рішення не “на відчуттях”, а на основі цифр.

Часті питання (FAQ)

Що показує P&L звіт?

Доходи, витрати та чистий прибуток компанії за період.

Чим P&L відрізняється від балансу?

P&L показує результат за період, а баланс — стан активів і зобов’язань на конкретну дату.

Як часто потрібно аналізувати P&L?

Оптимально — щомісяця.

Що важливіше: прибуток чи маржа?

Обидва показники важливі. Маржа показує ефективність, прибуток — масштаб.

Чим P&L відрізняється від руху грошових коштів?

P&L звіт показує фінансовий результат за методом нарахування, тобто доходи і витрати визнаються в тому періоді, коли відбулася господарська операція. Рух грошових коштів показує лише фактичні надходження та виплати грошей. Тому компанія може мати прибуток у P&L, але ще не отримати оплату від покупців.

Корисні матеріали

• Облік товарів у Trade Control Utility
• Облік фінансів у Trade Control Utility
• Майстер звітів
• Звіт з продажів