Облік фінансів у Trade Control Utility

Коли люди шукають хорошу програму обліку товарів для свого магазину, вони неявно мають на увазі і можливості обліку фінансів. Trade Control Utility має розвинену підсистему фінансового обліку. Це облік кас, банківських рахунків, готівки та взаєморозрахунків з контрагетами. Також можна контролювати заборгованості контрагентів, щоб не перевищувати ліміти.

Активи та пасиви

Під активами ми розуміємо цінності, які цілком належать нам, і ми розпоряджаємось ними на власний розуд.

Категорії активів

Гроші - це активи. Причому найбільш цінні, найбільш ліквідні. І вважаються активами першої категорії. Тобто їх легко перетворити на товар чи інші потреби. Товар є активом другої категорії. Щоб перетворити його в актив першої категорії, тобто в гроші, треба докласти певних зусить і певних витрат - його потрібно продати. Тому це друга категорія. Ну а третя категорія - це борги. Коли хтось винен нам активи (гроші або товари). І щоб витягнути ці активи, як показує досвід, треба докласти максимальних зусиль.

Отже маємо наступні категорії активів:

1. Перша категорія - наявні грошові кошти. На рахунках та готівка.
2. Друга категорія - товари.
3. Третя категорія - заборгованості контрагентів перед нами.

Пасиви

Якщо існують активи, повинні існувати пасиви. Точніше пасив, бо він всього лише один - наші заборгованості перед контрагентами. Тобто те, що нам не належить, і ми повинні повернути. Така заборгованість може утворюватись через отримання нами товару з відтермінуванням оплати, або за рахунок кредитів, отриманих в банку.

Функції фінансового обліку

Фактично облік фінансів повинен мати три функції

1. Контроль (щоб нічого нікуди не пропало). Касова дисципліна (здача готівки, x та z - звітність на касах), контроль руху банківських коштів, контроль руху готівки при готівкових розрахунках (і це найбільш складна задача). Контроль повернгення заборгованостей.
2. Аналіз - на що витрачені кошти за період, яка структура витрат, розуміння, які витрати надлишкові, а які недостатні. Тобто ми повинні все "знати" про свої кошти, мати повну прозорість та розуміння.
3. Планування - які витрати ми можемо, а які повинні понести на наступний фінансовий період. Функція є ефективною, якщо працюють перші дві функції.

Історія питання. Дещо курйозна, але цілком успішна.

Проблема

На початку 2000-х років тривав бум малого підприємництва, відкривалось безліч дрібних магазинів, особливо продуктових. І виник попит на оптове постачання товарів до цих магазинів. Ринок відреагував появою оптових складів районного масштабу. І між цими складами існувала доволі гостра конкуренція. Щоб не втратити клієнта, доводилось постачати товари в борг. Власникі магазинів цим активно користувались. Масовою проблемою стало накопичення боргів перед оптовими складами, часто до сум астономічних.

Типова відповідь власника оптового складу на питання "як же ви до цього довели ситуацію" була "а не дасиш, вони до іншого підуть". Що цікаво, власник районного оптового складу був рівно в тому самому становищі перед обласним, що і власник магазину перед районним. Оскільки він не міг повертати кошти своєму постачальнику, в нього теж накопичувались величезні борги.

Рішення

А рішення полягало в обмеженні заборгованості оптового покупця. Коли оптовий покупець приїздив за наступною партією товару і перевищував ліміт заборгованості, операторка казала йому, що "не проводиться накладна". "А чому не проводиться?" "Бо борг "висить". На всі "умовляння шостого ступеню" операторка була непохитною. "Нічого не можу зробити, це комп'ютер "не пускає". Такі діалогі доводилось чути. І "комп'ютер" викликав у власника магазину повагу і благоговіння. Розуміючи, що з "комп'ютером" краще не зв'язуватись, тягнулась рука до кишені, і виймались гроші. Це запрацювало, і з часом ситуація нормалізувалась. Норамілізувалась у тих власників, хто знайшов в собі сили та сміливість впровадити автоматизацію обліку (ті самі три функції). А хто не застрибнув на підніжку прогресу, той знайшов собі в житті іншу справу.

Модель фінансового обліку

На відміну від моделі товарного обліку, де потрібно вести облік товарних залишків, закупівельних партій, розраховувати товарний прибуток, фактично модель обліку фінсансі зводиться до двох простих операцій - надходжень і видатків.

Різниця між надходженнями та видатками утворює залишок коштів на рахунку. За надходження відповідають такі первинні документи, як прибуткові касові ордери, за видатки відповідно - видаткові касові ордери.

Робота з документами у Trade Control Utility

Розглянемо практичну частину, як вести фінансовий облік у програмі.

Створимо підрозділ компанії, який відповідає банківському рахунку.

Надходження коштів

В головній формі Trade Control Utility перейдемо в розділ "Документи" і створимо новий прибутковий касовий ордер.

Заповнимо дані і проведемо його.

Перейдемо в розділ "Товарні запаси" і побачимо рядок з грошовим залишком у 10000 грн.

Тобто, ми побачили, що утворився фінансовий залишок у гривнях на отриману суму.

Якщо ми створимо видатковий касовий ордер і проведемо його,

то побачимо зменшення грошового залишку на суму платежу

Взаєморозрахунки

Як тільки ми отримуємо цінності (не важливо, товари чи кошти) від зовнішнього контрагента, у нас автоматично утворюється борг ну суму отриманих цінностей.

Оплата закупівлі товару

Наприклад, ми отримали партію товару від постачальника.

Сума накладної склала 2423,26 грн. і в нас автоматично виник борг на цю суму перед нашим постачальником. Щоб це побачити, відкриємо картку контрагента по взаєморозрахунку.

І побачимо суму боргу, яка утворилась у полі "Вихідне сальдо"

Якщо ми сплатимо цю накладну, то сума боргу, відповідно, зменшиться. Ми сплатимо її частково, щоб побачити, яка сума боргу залишиться. Для цього у прибутковій накладній натиснемо кнопку "Сплатити" у верхньому меню.

Система автоматично згенерувала видатковий касовий ордер, підставила всі потрібні параметри. Але ми будем платити з банківського рахунку, тому змінимо підрозділ, і оберемо спосіб оплати. Суму встановимо 2000 грн.

Після цього проведемо документ.

В розділі "Прив'язка оплат" ми бачимо прибуткову накладну, яку ми оплатили - 2000 грн.. Також ми бачимо суму накладної, яку ще не сплачено - 423,26 грн.

Подивимось тепер картку клієнта по взаєморозрахунку.

Ми бачимо надходження товарів і часткову оплату цього надходження. Також в підсумках ми бачимо сальдо контрагента на початок періоду перегляду - 0 грн., суму надходжень (2423,26 грн.) та суму видатків (2000 грн.) за період, і сальдо контрагента на кінець періоду (423,26 грн).

Після виплати 2000 грн. сума нашого грошового залишку на рахунку зменшується до 7800 грн.

Коли настав час повністю оплатити накладну, ми знову її відкриємо і знову натиснемо "Оплатити". Буде сформований новий видатковий касовий ордер на несплачену суму.

Проведемо його і побачимо декілька цікавих речей.

Повний розрахунок за поставку товару

Несплачена сума накладної зменшилась до нуля.

В прибутковій накладні в розділі "Пов'язані документи" ми бачимо два видаткових касових ордери, що сплатили цю накладну.

В полі "Сплачена сума" зліва, в підсумках, ми бачимо повну суму оплати.

І картка контрагента по взаєморозрахунку тепер покаже нам нульове сальдо і повністю закритий борг.

Оплата видаткової накладної

Продаж товару складається з двох операцій - відвантаження товару (видаткова накладна) і оплата (прибутковий касовий ордер). Все відбувається рівно за тими ж принципами, що й під час закупівлі, але дзеркально. Якщо там товар надходив, то тут відвантажується. Якщо під час закупівлі ми сплачували кошту, то під час продажу коштри сплачують нам.

Так само видаткова накладна може оплачуватись декількома прибутковими касовими ордерами, якщо покупець розраховувався частинами, або на касі розрахувався частково готівкою, а частково банківською карткою.

Прив'язки оплат

З точки зору сальдо контрагента не є важливим, чи була здійснена прив'язка певної оплати до певної накладної. Оплата може бути здійснена і без прямої прив'язки. На метаматичну коректність обліку це не вплине. Але це впливає на якість обліку. Тому дуже важливо, щоб система могла чітко відстежувати, яка партія товару якою оплатою була закрита. TCU може мати різноманітні прив'язки. Як правило одна накладна сплачується одним документом оплати (касовим ордером чи банківською транзакцією). Бувають ситуації, коли оплат декілька. Але бувають доволі екзотичні варіанти, коли однією оплатою "закриваються" одразу декілька накладних. Trade Control Utility теж дозволяє робити таку операцію.

Декілька зауважень

1. Для прибуткової накладної сума переданих цінностей складає суму в закупівельних цінах та накладні видатки постачальника.
2. Для видаткової накладної сума переданих цінностей складає суму в цінах продажу та накладні видатки нашої компанії.
3. Борг може бути списаний за допомогою особливого документа "Регулювання заборгованості" у разі особливих відносин з контрагентом.

Запитання-відповіді

Що таке прив’язка оплати до накладної?

Прив’язка оплати показує, яким саме платіжним документом була повністю або частково сплачена конкретна накладна. У Trade Control Utility для кожної такої операції зберігається окремий запис із посиланням на накладну, документ оплати та суму, спрямовану на її погашення.

Чи можна одну накладну сплатити декількома платежами?

Так. Одна накладна може бути сплачена декількома прибутковими або видатковими касовими ордерами. Наприклад, частину суми можна сплатити сьогодні, а залишок — пізніше. Кожна оплата буде окремо прив’язана до накладної, а поле сплаченої суми поступово збільшуватиметься.

Чи можна одним касовим ордером сплатити декілька накладних?

Так. Один документ оплати може бути розподілений між декількома накладними. Для кожної накладної вказується окрема сума погашення. Це зручно, коли контрагент перерахував одну загальну суму одразу за декілька поставок або продажів.

Чи підтримує система часткову оплату накладної?

Так. Сума прив’язки може бути меншою за несплачений залишок накладної. У такому разі накладна залишатиметься частково сплаченою, а система покаже суму боргу, яку ще потрібно погасити.

Як розраховується несплачений залишок?

Несплачений залишок визначається як різниця між повною сумою накладної та сумою вже проведених оплат:

Несплачений залишок = сума накладної − сплачена сума.

Після проведення кожного нового платежу сплачена сума збільшується, а залишок боргу відповідно зменшується.

Чи може прив’язана сума перевищувати залишок накладної?

Ні. Під час проведення документа оплати Trade Control Utility перевіряє, щоб сума конкретної прив’язки не перевищувала несплачений залишок накладної. Також не допускаються нульові або від’ємні суми оплат.

Чи повинна вся сума касового ордера бути розподілена між накладними?

Якщо до касового ордера додані прив’язки, сума всіх прив’язок повинна відповідати загальній сумі документа оплати з урахуванням установленого в системі допустимого відхилення. Наприклад, касовий ордер на 10 000 грн можна розподілити між двома накладними на 6 000 і 4 000 грн.

При цьому кожна окрема накладна може бути погашена лише частково.

Чи можна провести оплату без прив’язки до конкретної накладної?

Так. Касовий ордер може бути проведений без прив’язки до накладних. З точки зору загального сальдо контрагента така операція залишається математично коректною: борг контрагента все одно збільшиться або зменшиться на суму платежу.

Проте без прив’язки неможливо точно визначити, які саме накладні були закриті цією оплатою. Тому для якісного обліку рекомендується прив’язувати платежі до конкретних документів.

Що відбувається після натискання кнопки «Сплатити» у накладній?

Trade Control Utility автоматично створює відповідний платіжний документ, переносить до нього дані контрагента та встановлює суму, яку ще потрібно сплатити за накладною. Одночасно створюється прив’язка нового касового ордера до цієї накладної.

Перед проведенням документа користувач може змінити рахунок або касу, спосіб оплати та суму платежу. Якщо вказати меншу суму, накладна буде сплачена частково.

Який документ створюється для оплати закупівлі товару?

Для оплати прибуткової накладної постачальника створюється видатковий касовий ордер. Він зменшує залишок коштів на вибраному рахунку або в касі та одночасно зменшує нашу заборгованість перед постачальником.

Який документ створюється під час отримання оплати від покупця?

Для оплати видаткової накладної створюється прибутковий касовий ордер. Він збільшує залишок коштів і зменшує заборгованість покупця перед нашою компанією.

Чи можна побачити всі платежі, пов’язані з накладною?

Так. У пов’язаних документах накладної можна побачити всі касові ордери, якими вона оплачувалась. Водночас у самому касовому ордері відображається перелік накладних, між якими була розподілена його сума.

Що станеться, якщо скасувати проведення документа оплати?

Під час скасування проведення касового ордера система видаляє вплив його прив’язок: сплачена сума відповідних накладних зменшується, а несплачений залишок відновлюється.

Чи можна скасувати або видалити вже оплачену накладну?

Trade Control Utility не дозволяє видалити накладну, якщо до неї вже прив’язані документи оплати. Також система блокує скасування проведення оплаченої накладної. Спочатку потрібно скасувати або видалити пов’язані платежі, а вже після цього виконувати операції з накладною.

Навіщо потрібні прив’язки, якщо сальдо розраховується і без них?

Сальдо показує загальну суму боргу між компанією та контрагентом, але не пояснює, з яких саме накладних цей борг складається. Прив’язки оплат забезпечують деталізацію: дозволяють побачити, які поставки вже оплачені, які сплачені частково, а які залишаються відкритими.

Корисні посилання

Касовий чек, накладна та прив'язка оплат

Облік товарів у Trade Control Utility

P&L звіт