Прибуткова накладна

Прибуткова накладна - це первинний документ, що фіксує надходження товару на торгову точку від зовнішнього постачальника.

Складається з трьох основних блоків

1. Заголовок прибуткової накладної, який вміщує торгову точку або склад, з якого відвантажується товар, отримувача товару, номер накладної, та дату відвантаження.
2. Перелік товарів, що надходять по накладній - назви товарів, їх кількості та закупівельні ціни.
3. Підсумки накладної - сума товарів, сума ПДВ, сума прописом та підписи відповідальних осіб.

Створення прибуткової накладної

Буде відкрито редактор прибуткової накладної, де на лівій бічній панелі ми вкажемо потрібні параметри.

Заголовок накладної

Номер документа

Підставляється автоматично за принципом автоінкременту на 1 в межах торгової точки. Нумерація може бути скинута в налаштуваннях торгової точки. За потреби може бути змінена користувачем. Припустимі цифри та літери.

Id документа

Підставляється автоматично сервером бази даних. Є унікальним ідентифікатором документі і ніколи не може змінитись.

Статус

Статус документа. Відкладений чи проведений. Відкладений документ є просто чернеткою, ніякого впливу на стан системи не здійснює, може редагуватись чи видалятись. Доступний до проведення. Проведений документ не може редагуватись чи видалятись, оскільки змінив стан системи (вплинув на залишкі товарів, взаєморозрахунки з контрагентом і т.д.)

Підрозділ

Будь який первинний документ належить певному підрозділу компанії (торговій точці, складу, відділу). Перед створенням документу підрозділ потрібно обрати в головній формі програми.

Постачальник

Зовнішній контрагент, який надає товар. Обирається з довідника контрагентів, що мають роль постачальника. Детально про довідник контрагентів.

Дата проведення

Дата операційного дня, за який проведено документ. Не вміщує час, лише дату. Потрібна для ведення обліку, випуску звітності і т.д. З точки зору операційного дня нам не важливий час доби, коли проводився документ, а лише дата "робочої зміни". Документ може бути проведений з датою, яка відрізняється від фактичної. Під час проведення такого документа Trade Control Utility робить ряд перевірок, щоб зберегти логічну цілісність даних. За потреби може змінюватись користувачам.

Стаття

Вона ж "стаття руху". Певна ознака, по якій потім можна робити аналітику. Наприклад, "поставка з відтермінуванням оплати", або "поставка без договору". В подальшому важлива для звітності, по статтях можна робити вибірку в майстрі звітів і випускати потрібний звіт.

Підстава

Певний змістовний текст, який надає інформацію про підставу створення документа. Наприклад, "Надходження згідно з договором №75".

Примітка

Додаткова інформація, яку співробітник, який оформлює прихід, вважає важливою.

Торговий агент

Контрагент, "через якого" було здійснено дану поставку. Важливий для подальшої аналітики. Не обов'язковий параметр, потрібен тим, хто працює з торговими агентами або торговими представниками.

Накладні витрати постачальника

Додаткові витрати, які поніс постачальник для поставки товару. Сплачуються за тим самим рахунком, впливають на вхідну вартість (але не на закупівельну ціну) продукції.

Номер накладної постачальника

Номер видаткової накладної постачальника, яку ми для себе розглядаємо як прибуткову. Потрібен для утворення зв'язку між нашимит документами та документами постачальника.

Власні накладні витрати

Декларативна сума, яка сплачується окремими касовими ордерами тим контрагентам, які приймали участь у доставці товару. Наприклад, платіж Новій пошті, якщо ми сплачували доставку самостійно. Теж впливає на вхідну вартість товарів, що отримуємо. На закупівельну ціну не впливає.

Додаткові відомості

Користувач

Бачимо, хто останній редагував або проводив документ.

Валюта

Валюта, в якій задекларовані закупівельні ціни в прибутковій накладній. До реальних коштів відношення немає, це фіксація ціни на товар в певній валюті згідно домовленостям з постачальником. Накладна, як правило оплачується постачальнику саме в цій валюті, хоча за домовленістю оплата поставки може здійснюватись в іншій валюті.

Курс

Курс валюти, встановлений для цього документа відносно умовної внутрішньої валюти. Підхоплюється з довідника валют, може бути змінений користувачем. Використовується в умовах нестабільного курсу за попередньою

Дата створення

Дата-час фактичного створення документа

Фактична дата проведення

Дата-час фактичного проведення документа. На відміну від дати проведення, де фігурує лише дата операційного дня, в цьому полі ми бачимо фактучну дату проведення, яка є виключно інформаційною і не впливає на облік. Для документів у відкладеному стані буде порожнім.

Основний документ

Є актуальним лише у випадку, якщо ця накладна пов'язана з іншим документом, наприклад, якщо вона створена на підставі замовлення.

Касир

Якщо документ створювався на касовому робочому місці Shopdesk, то буде присутнє ПІБ касира, який створив документ на касі.

GUID

Унікальний GUID, за яким цей документ можна ідентифікувати в різних системах (на касі Shopdesk, на касовому сервері ShopServer, в обліковій системі Trade Control Utility чи в CRM системі Trade Control Center.

Валюта продажу та її курс

В прибутковій накладній окрім закупівельних цін одразу вказуються і ціни продажу. Це зручно, щоб відстежити потрібну націнку. Валюта документа (яка використовується для закупівельних цін) може відрізнятись від валюти, в якій вказуються ціни продажу. Ми можем вказати ціни продажу в будь-якій зручній для нас валюті. Але фактично товар може бути проданий і сплачений у будь-якій валюті за домовленістю сторін.

Підсумки прибуткової накладної

Сума

Будь який первинний документ має суму, тобто вартість цінностей (товарних чи грошових), які передаються. В документах різних типів ця сума утворюється по різному. У видатковій накладні - це сума продажу, у прибутковій - це сума в закупівельних цінах плюс накладні видатки постачальника.

Закупівельна сума

Сума товарів у закупівельних цінах.

Сума роздрібна

Сума товарів в роздрібних цінах.

Прибуток

Різниця між сумою роздрібною та сумою накладної. Надає попередню оцінку товарного прибутку при продажу всього товару цієї накладної.

Відсоток націнки

Результуючий середній відсоток націнки по товарах накладної.

Загальна кількість

Складаємо все до купи - штуки, кілограми, метри. Практичного сенсу не має, скоріше використовується як контрольна сума.

Загальний об'єм та вага

Кожен товар має параметр об'єму та ваги. При додаванні товару до накладної ці параметри підставляються в перелік. Можуть бути перевизначені окремо для кожного товарного рядка накладної. В підсумках бачимо загальні об'єм та вагу. Часто корисні для транспортування.

Сума зворотньої тари

Якщо в накладній певні товари позначені, як зворотня тара, то їх вартість буде порахована як сума зворотньої тари. При цьому сума зворотньої тари входить до суми документа, закупівельної суми, та роздрібної суми.

Сплачена сума

Якщо накладну було оплачено, то ми побачимо суму оплати. Накладна може бути оплачена як повністю, так і частково. Детальніше про прив'язку накладних до оплат.

Закупівельна сума без ПДВ

Динамічно розрахована сума товарів в закупівелних цінах без ПДВ. Прив'язка товару до податкової ставки здійснюється в картці товару.

Додавання товарів до накладної

У верхньому меню, в розділі "Редагування" тиснемо команду "Додати товари до документа" .

Записи товарів в накладній позначені синім кольором через нульову кількість, щоб оператор одразу звернув на це увагу. Якщо закупівельна ціна буде перевищувати роздрібну, запис товару буде позначений червоним кольором.

Встановлення роздрібних цін

В Trade Control Utility можливо встановлювати ціну продажу одразу в момент приходу товару. Це зручно, оскільки одразу бачимо закупівельну ціну, і відштовхуючись від націнки, можна одразу відкорегувати ціну продажу. Більш детально цей процес описаний в розділі "Робота з цінами у Trade Control Utility"

Окрім того, Trade Control Utility використовує систему штучного інтелекту Retail Advisor, яка аналізує величезний обсяг продажів та рекомендує, яку роздрібну ціну бажано застосувати. Більш детально про це ознайомтесь в розділі "Оптимізація цін за допомогою штучного інтелекту"

Рекомендації по кількості товару

Під час додавання товарів та їх кількостей Retail Advisor також аналізує історію продажів та закупівель, враховує поточний залишок та кількість, яка надходить в по цій накладній і видає відповідні рекомендації. Більш детально про це дізнайтесь зі статті "Retail Advisor: інтелектуальні рекомендації щодо кількості замовлення товару"

Проведення прибуткової накладної

Після того, як накладну сформовано, ми можемо її зберегти в базі даних і закрити форму редактора. Коли потрібно, можемо повернутись до її редагування. А можемо провести одразу. Для цього у верхньому меню тиснемо кнопку "Провести" .

Результат проведення

В процесі проведення система читає накладну і робить прихід товару згідно з товарним переліком накладної. Бере перший товар, шукає існуючий складський запис по для цього товару на торговій точці. Якщо не знаходить, то створює. Після цього додає кількість, згідно з приходом. Таким чином кількість товару на точці збільшується. Переходить до наступного рядка товару і цикл повторюється. Оновлені товарні запаси ми можемо спостерігати в головній формі в розділі "Товарні запаси", або у звіті "Відомість залишків". Дізнайтесь більше, як влаштований облік товарів у програмі Trade Control Utility зсередини.

В результаті проведення прибуткової накладної кожен запис товару в накладній утворює закупівельну партію. Кожна закупівельна партія має початкову кількість товару (та, що вказана в полі кількості в накладній), поточну кількість (звеншується по мірі відвантаження товару), закупівельну ціну та ціну продажу. Сума поточних кількостей закупівельних партій утворює товарний залишок цього товару на складі.

Бачимо прихід наших 72 штук. Читайте додатково про картку обліку товару на складі а також про організацію товарного обліку в цілому.

Відкат прибуткової накладної

Форс-мажорна операція, потрібна у разі помилки оператора. Система читає внутрішній журнал операцій, і сторнує опереції проведення по кожному товару. Проводиться багато перевірок, бо не завжди можна провести відкат накладної.

Розглянемо ситуації, коли відкат неможливий.

1. Відбувся подальший розхід товару з цієї закупівельної партії. Якщо відкотити в цьому випадку прибуткову накладну, дані по відвантаженню втрачають логічну цілісність. Ми не можемо відвантажувати товар з "нічого", з порожнечі. З ситуації можна вийти, якщо відкотити видаткову накладну.
2. Відбулась подальша переоцінка. Акт переоцінки фіксує поточну кількість товару, що переоцінюється. Якщо відкотити прибуткову накладну, кількість в акті переоцінки втратить сенс і не буде відповідати обліковій. Таким чином і сума акта переоцінки стане некоректною. Для відкату прибуткової накладної в цьому випадку потрібен відкат переоцінки.
3. Відбувся подальший переоблік залишків. Акт переобліку фіксує початкову кількість товару, що перераховується. Якщо відкотити прибуткову накладну, початкова кількість в акті переоцінки втратить сенс і не буде відповідати обліковій. Таким чином і сума акта переобліку стане некоректною. Для відкату прибуткової накладної в цьому випадку потрібен відкат акту переобліку залишків.

Оплата прибуткової накладної

Буде автоматично створено видатковий касовий ордер, яким буде оплачена прибуткова накладна. Дізнайтесь більше, як створити видатковий касовий ордер та оплатити прибуткову накладну.

Прихід товару через програму для каси магазина

Прибуткова накладна може бути створена безпосередньо в магазині на касі в програмі Shopdesk під час прийомки товару і передана на касовий сервер. Trade Control Utility автоматично проімпортує таку накладну, і в залежності від налаштувань може автоматично провести, а може зберегти у вигляді чернетки для подальшого проведення оператором в офісі.

Корисні посилання

Товарні документи

Документи

Картка товару

Картка обліку товару на складі

Облік товарних запасів у Trade Control Utility