Програма для обліку товару

Які задачі вирішує програма для обліку товару

Знати кількість товару на полиці недостатньо. Для закупівель і контролю прибутку потрібно розуміти, від якого постачальника він надійшов, за якою ціною, скільки вже продано, що переміщено на іншу точку та що списано. Товарооблікова система пов’язує ці зміни з документами.

• Надходження: фіксує кількість і закупівельні ціни в прибутковій накладній.
• Продаж і повернення: відображає вибуття товару та його повернення покупцем.
• Переміщення: показує, на якому складі або в якому магазині зберігається товар.
• Інвентаризація: допомагає зіставити фактичну наявність з обліковими залишками.
• Аналітика: дає дані про надходження, продажі, собівартість і товарний прибуток.

Для якого бізнесу підходить TCU

Trade Control Utility застосовується в роздрібній і гуртовій торгівлі, у магазинах, на складах, у кафе та харчовому виробництві. Якщо є кілька точок, важливо вести облік окремо за кожним підрозділом і водночас бачити загальну картину компанії.

Як вибрати програму для обліку товару: що перевірити

Під час вибору перевіряйте не лише перелік функцій, а й повний робочий сценарій: прийняти товар, встановити ціну, продати, оформити повернення та звірити залишок. Ось питання, з яких варто почати демонстрацію програми.

Коли таблиці Excel вже недостатньо

Таблиця може бути зручною для простого переліку товарів. Потреба в програмі зростає, коли з одними даними працюють кілька людей, є різні закупівельні партії, регулярні продажі, повернення або переміщення. Тоді важливо не тільки змінити число в клітинці, а й зберегти документ, який пояснює цю зміну.

Права доступу

Перевірте, які дії можуть виконувати касир, товарознавець і керівник. У TCU передбачені права користувачів та обмеження доступу. Налаштуйте їх до початку роботи з обліковими даними.

Програма для обліку товару в магазині та на складі

Для магазину щоденний облік починається з надходження від постачальника. Далі товар продається, переміщується або списується. У Trade Control Utility ці операції оформлюються документами, а для касових продажів використовується Shopdesk.

1. Прийміть поставку. Внесіть товари, кількості та закупівельні ціни в прибуткову накладну.
2. Перевірте роздрібні ціни. За потреби оформіть переоцінку та надрукуйте цінники.
3. Відобразіть продажі. Касові операції з Shopdesk передаються в облікову систему.
4. Оформіть інші зміни. Переміщення, повернення та списання мають бути відображені окремими документами.
5. Перевірте результат. Зіставте залишки, рух товару та оплати за потрібний період.

Кілька магазинів і складів

У мережі однаковий товар може зберігатися в різних підрозділах. Облік має показувати не лише загальну кількість, а й наявність на кожній точці. TCU підтримує роботу з кількома складами й магазинами та переміщення між ними.

Окремо розглянули роботу торгової точки у матеріалі «Автоматизація продуктового магазину».

Контроль залишків, інвентаризація та історія руху товару

Довідник товарів і товарні залишки відповідають на різні питання. Довідник описує найменування, а розділ «Товарні запаси» показує кількість і ціни цього товару в конкретному підрозділі. Те саме найменування може мати різні залишки та роздрібні ціни в різних магазинах.

Щоб швидко оцінити склад, відсортуйте товари за кількістю та перевірте позиції, які закінчуються або мають від’ємні залишки. Наведення мишки на товар відкриває розширену підказку з динамікою продажів. Це допомагає визначити, які позиції потребують детальнішого аналізу.

Картка складського обліку допомагає перевірити кількість, закупівельні й роздрібні ціни. У ній можна відкрити закупівельні партії та рух товару за обраний період. Так ви бачите не тільки залишок, а й документи, які його сформували.

Для конкретного товару на конкретному підрозділі можна налаштувати дозволи на надходження, продаж та витрати у виробництві. Наприклад, заборонити відвантаження з утворенням від’ємного залишку або продаж інгредієнта, який має використовуватися лише для виготовлення страв.

Актуальні залишки допомагають планувати поповнення; у TCU підтримується автоматичне формування замовлень постачальникам. Перед використанням перевірте налаштування замовлень для своєї компанії.

Під час інвентаризації порахуйте фактичну наявність і порівняйте її з обліковою. Якщо є різниця, спочатку перевірте непроведені надходження, продажі, повернення та переміщення. Це допоможе відрізнити помилку в документах від фактичної недостачі чи надлишку.

Закупівельні партії, собівартість і роздрібні ціни

Один товар може надходити за різними закупівельними цінами. Тому для контролю товарного прибутку потрібен партіонний облік: кожне надходження пов’язане зі своєю кількістю, ціною та документом.

У TCU поєднуються партійний облік і автоматичний розрахунок середньозваженої закупівельної ціни. Ви бачите загальний залишок і водночас можете перевірити кожну закупівельну партію.

• FIFO — «перший прийшов, перший пішов»: видаток починається з більш ранніх закупівельних партій.
• FEFO — «раніше спливає термін, раніше відвантажується»: застосовується для товарів, у закупівельних партіях яких указано термін придатності.
• Вибір конкретної партії: за потреби її можна вручну вказати у видатковій накладній.

Докладно цей механізм ілюструє стаття «Облік товарів у Trade Control Utility».

Коли нове надходження має іншу ціну продажу, TCU оформлює переоцінку попереднього залишку. Це зберігає зв’язок зміни ціни з документом. Для роздрібної торгівлі також є керування цінами, друк цінників і переоцінки за розкладом. Докладніше — у статті «Робота з цінами у Trade Control Utility».

Приклад обліку товару: від надходження до перевірки залишку

Умовний приклад для одного магазину: на початку дня є 20 одиниць товару. Постачальник привіз ще 50. За день продали 35, покупець повернув 2, а 1 одиницю списали через пошкодження.

Обліковий залишок — 36 одиниць. Якщо фактично нарахували 34, різниця становить 2 одиниці. Перевіряйте документи руху та час проведення операцій, а потім оформлюйте результат інвентаризації. Програма зберігає облікову історію; точність цієї історії залежить від правильності внесених даних.

Продажі, оплати та фінансовий результат

Як товарний облік пов’язаний з касою

Касир працює у Shopdesk, а товарні документи й залишки обліковуються в TCU. Shopdesk підтримує роботу з ПРРО Checkbox і Cashalot. Зв’язок касових чеків, накладних та оплат дозволяє перевіряти продаж не лише за кількістю товару, а й за документами та розрахунками.

Детальний розбір — у матеріалі «Касовий чек, накладна та прив’язка оплат».

Чому продажі та надходження грошей треба перевіряти окремо

Відвантаження товару і його оплата можуть відбуватися в різні дні. У фінансовому модулі TCU ведуться каси, рахунки, платежі та взаєморозрахунки з постачальниками й покупцями. Це допомагає побачити, які документи оплачені та де залишається заборгованість.

Одну накладну можна оплатити кількома платежами, а одну оплату — розподілити між кількома накладними. Прив’язки показують, який платіж погасив конкретну поставку. Наприклад, якщо за накладною на 10 000 грн сплачено 6 000 грн, несплачений залишок становить 4 000 грн. Загальне сальдо контрагента і стан оплати окремої накладної варто перевіряти окремо.

Облік товару, сировини та готової продукції в кафе

У кафе продають страву, а зі складу витрачаються її інгредієнти. Тому поряд з обліком надходжень і залишків потрібні рецептури та калькуляції. Trade Control Utility поєднує товарний облік з обліком харчового виробництва.

Технологічні карти та напівфабрикати

Технологічна карта визначає склад страви й кількості інгредієнтів. Напівфабрикати дозволяють описати багаторівневе виробництво, наприклад, коли готова страва включає соус власного приготування. Виробничий акт списує складові й оприбутковує готовий виріб. Фактична собівартість залежить від закупівельних партій витрачених інгредієнтів.

За ввімкненого автоматичного виробництва під час відвантаження TCU може автоматично оформити виробничі акти на відсутню кількість готового виробу й необхідних напівфабрикатів. Якщо напівфабрикат уже є на складі, використовується його наявний залишок. Такий режим зменшує кількість ручних виробничих актів у поточній роботі кухні.

Детальніше: технологічна карта страви та облік виробництва, автоматизація кафе та закладів фаст-фуду.

Скільки коштує програма для обліку товару

У Base2Base оплата залежить від активних пристроїв і днів використання. Перше успішне проведення документа на пристрої активує оплату за добу; наступні документи з цього самого пристрою в межах доби не створюють додаткової оплати.

На момент підготовки статті тариф становить 21,40 грн за активне місце на добу. Наприклад, якщо протягом 26 днів документи проводяться тільки на одному пристрої, вартість за цим тарифом становитиме 26 × 21,40 = 556,40 грн. Для кількох активних пристроїв розрахунок робиться за кожним.

Перегляд звітів, робота з довідниками та чернетками документів не активують оплату. Для тестування після реєстрації на рахунок нараховується сума, що дорівнює 60 тарифам.

Перевірте актуальний тариф, умови тестування та розрахуйте вартість для своєї кількості робочих місць.

Як почати роботу у Trade Control Utility

Почніть із невеликого набору реальних операцій. Так ви перевірите програму на власному асортименті й зрозумієте, що потрібно підготувати до запуску.

1. Завантажте програму. Перевірте умови реєстрації й тестування та зверніться до підтримки для початкового налаштування.
2. Підготуйте довідники. Визначте перелік товарів, одиниці виміру, штрихкоди, постачальників і підрозділи.
3. Внесіть початкові залишки. Перед запуском звірте фактичні кількості й закупівельні ціни.
4. Пройдіть повний цикл. Оформіть надходження, продаж, повернення, переміщення та інвентаризацію.
5. Звірте товар і гроші. Перевірте документи руху, кінцеві залишки та оплати.
6. Налаштуйте робочі місця. Узгодьте права користувачів, роботу каси й порядок щоденних перевірок.

Поширені запитання про програму для обліку товару

Чи можна випробувати TCU безкоштовно?

Так. Після реєстрації на рахунок нараховується сума для тестування, еквівалентна 60 тарифам. Її використання залежить від кількості активних пристроїв. Актуальні умови наведені на сторінці вартості.

Це онлайн-програма чи програма, яку потрібно встановити?

TCU — хмарна система з програмою на робочому місці користувача. Дані зберігаються на серверах сервісу. Для знайомства завантажте інсталятор; це відрізняється від роботи виключно через браузер.

Чи можна вести облік кількох магазинів і складів?

Так. TCU підтримує кілька підрозділів, облік залишків за точками та переміщення товару між ними.

Чи потрібен Shopdesk для роботи з TCU?

Shopdesk використовується для роботи касира та касових продажів. У TCU ведуться товарні документи, залишки, виробництво й фінанси. Склад потрібних програм визначається вашим сценарієм роботи.

Як перевірити, чому залишок у програмі не збігається з фактичним?

Проведіть інвентаризацію та перевірте історію руху товару. Зіставте надходження, продажі, повернення, переміщення і списання. Зверніть увагу на документи, які ще не проведені або внесені після підрахунку.

Чи підтримуються товари зі штрихкодами та вагові товари?

Так. Для товарів використовуються штрихкоди, а касовий фронт-офіс Shopdesk підтримує роботу з ваговими товарами. Перед запуском перевірте налаштування конкретних ваг, сканерів та етикеток.

Чи підходить програма для кафе або пекарні?

Так. У TCU є облік сировини, рецептури, калькуляції та напівфабрикати. Вони дозволяють пов’язати виробництво готової продукції з витратами інгредієнтів.