Принципи побудови

Trade Control Utility - це вже третя реінкарнація платформи, яка розвивається з 1998 року.

За цей час була розроблена серйозна теоретична база, і саме з розвитком теоретичної бази виникала потреба у створенні нової платформи.

Ця стаття пояснює базові принципи побудови моделі даних Trade Control Utility: які сутності використовуються, і як вони пов’язані між собою.

Сутності, якими оперує система

В подібних системах предметна область розкладається на певні "сутності" (entities), які за потреби мають певну ієрархію. Наприклад, така сутність, як довідник. Це абстрактна сутність, яка об'єднує в собі такі реальні сутності, як довідник товарів, довідник контрагентів, чи довідник користувачів. Розглянемо ієрархію сутностей детальніше.

Довідники

Довідники є основою системи. Саме на записи з довідників посилаються документи. Наприклад, записи з довідника товарних найменувань використовуються в накладних чи актах переоцінки, так само як і постачальники чи покупці з відповідних довідників.

Довідник товарів

Коректніше його називати довідником товарних найменувань. Він вміщує назви товарів, дадаткові параметри, такі, наприклад, як вага чи об'єм, країну походження та інше. Для такого довідника існують допоміжні довідники груп товарів та одиниць виміру.

Довідник контрагентів

Всі суб'єкти економічної діяльності (постачальники, покупці, співробітники, торгові агенти), з якими взаємодіє наша компанія, є контрагентами в термінології системи.

Кожен контрагент може поєднувати одразу декілька ролей - він може бути і постачальником, і покупцем, і співробітником одночасно. З кожним контрагентом ведуться товарно-грошові відносини, кожен має сальдо взаєморозрахунку.

Користувачі

Користувач - це ще одна особлива роль контрагента. Наш користувач може бути одночасно, наприклад, і співробітником компанії, і покупцем. А може і не бути співробітником компанії, якщо це, наприклад, торговий агент на контракті.

Доступ користувача до системи регулюється набором прав. Можна надавати окремий доступ до кожного підрозділу, а в підрозділі доступ до певних операцій та даних.

Довідник підрозділів компанії

Будь який магазин, торгова точка, відділ, банківський рахунок - є підрозділами компанії. Підрозділи утворюють чітку ієрархію, наприклад, підрозділ "Продуктові магазини" поєднує підлеглі підрозділи у вигляді окремих магазинів. Кожен магазин може мати підрозділи у вигляді відділів.

Товарні залишки або товарні запаси

Товарні залишки фіксують поточний стан матеріальних цінностей в системі. Запис товарного залишку показує нам, який товар, на якій торговій точці по якій ціні і в якій кількості зберігається в даний момент часу.

Документи

Будь-яка зміна матеріального стану компанії фіксується у вигляді документів. Такі документи часто називають первинними документами. Прибуткова накладна, акт переобліку, видаткова накладна, прибутковий касовий ордер - все це є документами.

Будь який документ відповідає на головні питання. Де, коли, на яку суму, що саме змінилось і ким змінилось. Розглянемо це детальніше.

Проводки та відкати

Будь-який документ має два стани - відкладений і проведений. Відкладений документ - це просто чернетка, він не має жодної сили. Після того, як документ відредаговано, перевірено та звірено, він може бути проведений оператором по системі. В цьому випадку система читає документ, і вносить в базу даних відповідні зміни. Наприклад, змінює товарні залишки та сальдо контрагента. Проведений документ за певних у мов і з певних причин може бути сторнований (або відкочений, чи відкатаний - кажуть по різному, термін не встоявся, англійською це "Rollback"). Тоді документ повертається до стану відкладеного, а всі зміни, зроблені цим документом, анулюються.

Всі документи розподіляються на зовнішні і внутрішні, і, одночасно, на товарні та фінансові.

Зовнішні та внутрішні документи

Зовнішні документи відображають взаємодію із зовнішнім світом, в той час, коли внутрішні документи змінюють стан системи без такої взаємодії із внутрішніх причин.

Проведення будь-якого зовнішнього документа змінює сальдо контрагента, з яким відбувалась взаємодія.

Наприклад, прибуткова накладна - це зовнішній товарний документ. Касовий ордер на передачу коштів між підрозділами - це внутрішній фінансовий документ. Акт списання - внутрішній товарний документ.

Товарні на фінансові документи

Товарні документи відображають рух товарних цінностей і завжди мають перелік товарів із кількостями та цінами. Фінансові документи відображають рух коштів, і, відповідно, товарного переліку не мають. Але обидва вони мають суму переданих цінностей. Лише в першому випадку - це сума товарів, а в другому - сума коштів.

Давайте перелічимо базовий набір операцій, які відображають документи системи

Товарні операції

1. Прихід товару від постачальника. Відображається у вигляді документа "прибуткова накладна".
2. Передача або внутрішнє переміщення товару. Відображається у вигляді документа "накладна на передачу". Служить для відображення внутрішнього руху товару між вашими магазинами чи складами.
3. Видача товару покупцю. Відображається у вигляді документа "видаткова накладна".
4. Переоцінка товару. Відображається у вигляді акта переоцінки. Деякі системи такого документа не мають, і ціна в таких програмах встановлюється просто в картці товару. Для якісного обліку будь-яка зміна роздрібної ціни повинна фіксуватись документально. Щоб завжди було видно, хто, коли, з якої ціни та на яку ціну, яку кількість переоцінював.
5. Переоблік залишків. Документ, що фіксує результати переобліку. Коли ми приводимо облікову кількість до фактичної, і бачимо різницю між обліком та фактом. У вигляді нестачі чи надлишку.
6. Списання товару. Зіпсовані чи прострочені товари повинні бути списані.
   Треба розрізняти процедуру списання, коли у вас потекло морозиво, і ви повідомляєте про це обліковій системі у вигляді документа, від процедури переобліку, коли ви згодом, під час переобліку, виявляєте розходження в кількостях товару між очікуванням та фактом. Переоблік виявляє інші причини - пересорти, крадіжки та подібне. Те, про що не було відомо з моменту попереднього переобліку.
7. Замовлення постачальнику. Документ, що відправляється постачальнику як декларація вашої потреби в певних товарах. На підставі цього замовлення постачальник надає вам товар в потрібній кількості.
8. Повернення від покупця. Так, покупці іноді повертають товари. Це окрема операція, і вона повинна бути зафіксована. Обов'язково запитайте у компанії-розробника, чи забезпечується прив'язка повернення до видаткової накладної.
9. Виробництво. Відображається у вигляді "виробничого акту", де фіксується місце та дата виготовлення певного переліку виробів в певній кількості. Необхідна наявність "техкарт", або "технологічних карт", або "рецептурних карт". Різні назви означають те саме - які інгредієнти та в якій кількості використовують для виготовлення одиниці продукції.

Фінансові операції

1. Надходження коштів від платника. Відображається у вигляді документа "прибуткового касового ордера". В основному фіксує оплати за проданий товар.
2. Виплата коштів отримувачу. Відображається у вигляді "видаткового касового ордера". Фіксує оплати постачальникам за отриманий товар, виплати зарплатні співробітникам, поточні оплати оперативної діяльності (оренда, електрика, паливо та ін.)
3. Внутрішнє переміщення коштів між підрозділами. Відображається у вигляді документа "касовий ордер на переміщення коштів". В основному фіксує інкасації (здача виручки на банківський рахунок).

Звіти

На відміну від первинних документів, задача звітів - консолідувати дані первинних документів за певними принципами і надати певну інформацію по тому чи іншому питанню.

Наприклад, на яку суму ми продали товарів за місяць в певному магазині і який товарний прибуток отримали. Або, на яку суму було придбано товарів по певних магазинах за останній квартал і т.д. Звітів може бути багато різних, система має вбудований конструктор звітів, де користувач з відповідними правами може побудувати собі потрібний макет. Бібліотека звітів постійно поповнюється. Для кожного звіту можна призначити право на перегляд відповідним користувачам.

Журнали

Журнал історії змін довідників, покаже, хто, як і коли змінював певний запис довідника. Наприклад, хто і коли змінив назву товару, або назву контрагента. І з якої на яку.

Журнал проведення документів покаже, хто і коли проводив документ, чи робив його відкат, яка при цьому була сума документа, які в нього були параметри.